Para se organizar um evento de sucesso você precisa de um bom planejamento, atenção aos detalhes e uma pitada de amor! A tarefa é dura, mas bem gratificante para quem realmente gosta do que faz!
Tenha um bom planejamento
A primeira dica para quem deseja organizar um evento bem sucedido é ter um bom planejamento. Pode parecer uma parte bem chata, mas se bem feita garantirá o sucesso do seu evento.
Defina o briefing. E para quem não sabe o que é, briefing é um levantamento de todos os dados de um projeto. Muito comum em agências de comunicação, mas que pode ser utilizado em qualquer setor, inclusive para o seu evento! Defina o tema do evento, onde ele vai acontecer, dia e horário, objetivos, etc. Defina aqui também qual será seu público alvo e a quantidade esperada de pessoas. Se a entrada será gratuita ou paga, se a segunda opção o valor e a quantidade de lotes. E assim vai.
Todas essas informações são cruciais para que no dia do evento você não tenha imprevistos. Coloque tudo no papel e compartilhe com todas as partes envolvidas. Tendo esses dados na ponta do lápis, vai ficar muito mais fácil você prever quantidade de comes e bebes, quantidade de staffs e também saberá lidar com qualquer imprevisibilidade ao longo do caminho.
Tenha um cronograma para executar as atividades
Ainda dentro do planejamento, é importante que você tenha um cronograma de atividades. Coloque nesse cronograma as ações a serem tomadas e quem é o responsável pela tarefa. Isso vai te ajudar a dividir as obrigações e saber no que as pessoas da equipe estão envolvidas.
Mesmo que você ache a tarefa de registrar tudo uma chatice, isso é muito importante. Não há quem consiga decorar tantas tarefas. Não pense duas vezes também antes de fazer um check list. Isso ajuda na correria do dia a dia. Você logo vai se acostumar e verá que as coisas irão fluir bem melhor assim!
Money, money, money, moooney!
É maravilhoso quando no final do evento os valores batem e o lucro previsto acontece, não é mesmo? Mas para esse resultado final, é importante que você tenha uma previsão orçamentária.
Calma! Não é nada burocrático. Faça um levantamento de todos os custos e receitas. Considere tudo. Desde o valor de investimento na festa, pagamento das atrações, equipe, pequenas mãos de obra… coloque tudo! Se ficar mais fácil, você pode dividir a planilha. Pode usar por exemplo grupos de produtos a serem comprados; investimento em móveis ou utensílios; pessoal e apoio; serviços terceirizados; taxas e licenças; infraestrutura; e assim vai. Deixe todos os valore anotados e assim você terá noção real do que vai gastar.
Sabendo o valor que será gasto, você vai conseguir saber quanto cobrar pela festa ou que tipo de investimento terá que fazer para o evento acontecer.
Tenha uma lista amiga bem feita e organizada
Agrade o seu público e facilite a sua produção com a criação de listas amigas. Com ela você pode oferecer descontos e benefícios para as pessoas. Sem contar que elas se sentirão bem mais próximas da festa e fará com ela frequente ou divulgue mais o seu evento!
Se tem aniversariantes, deixe com que eles criem suas próprias listas. Se tem despedida de solteiro, faça o mesmo. No dia do evento, crie entradas especiais e dê a vantagem das pessoas não precisarem enfrentar filas.
Defina seu público e divulgue de forma assertiva
Uma comunicação mal feita pode gerar muitos problemas. Você pode ter em seu evento pessoas que não gostem do tipo de música e detonarem com a sua festa por isso. E o motivo: comunicação mal feita!
Então, entenda bem quem é seu público e fale direto para ele! Entenda os meios de comunicação usados por eles e fale com eles por lá! Busque todas as formas de contato: e-mail, facebook, whatsapp. Mas saiba o seu limite: não seja chato. Uma comunicação inconveniente, mesmo com seu público certo, pode gerar uma repercussão negativa antes mesmo do evento.
Esteja por dentro da lei
Fique atento às possíveis taxas, serviços de vistorias e alvarás. Sei que às vezes pode parecer trabalhoso, mas deixar de fazer as coisas de forma legal pode dar mais dor de cabeça ainda no dia do evento. Fique atento aos prazos e também aos documentos que são necessários para solicitar vistorias, licenças ou qualquer outros tipo de requerimento.
Muitas prefeituras facilitam a vida do produtor de evento e disponibiliza formulários e listagem de ações online. Procure o canal mais fácil da sua cidade e não deixe para a última hora. Não permita com que detalhes estrague a sua festa e nem a noite dos seus clientes!
E te convido a voltar sempre aqui no blog e compartilhar também as suas experiências! Combinado?
