Nos meses de fevereiro e março, ocorre a volta das aulas nas escolas e universidades. Esse período se mostra como uma ótima oportunidade para organizar eventos educacionais, dos mais diferentes tipos.
Quer saber como produzir eventos educacionais de sucesso e se firmar nesse segmento? Siga a leitura para conferir as dicas que preparamos!
O que são eventos educacionais?
Eventos educacionais são produções voltadas para o conhecimento que podem ter diferentes formatos. Além disso, o volume de público, que costuma ser formado por estudantes, também pode variar, indo desde encontros mais restritos até outros com um maior número de participantes.
Dentre os principais formatos produzidos podemos citar:
Conferência – Evento de viés formal que reúne especialistas para debater determinado assunto.
Congresso – Voltado para pessoas de uma mesma área, pode ter duração de vários dias e apresentar um mesmo assunto através de diferentes abordagens.
Curso – Direcionado para a aquisição de algum conhecimento ou habilidade. A abordagem pode ser teórica, prática ou reunir ambos os formatos.
Encontro – Tipo de evento em que estudantes de uma mesma área ou profissionais já graduados se reúnem para discutir temas do interesse de todos.
Fórum – Modalidade de evento educacional em que todos podem participar e expressar sua opinião sobre o tema.
Jornada – Encontros de estudantes ou profissionais em que são discutidos temas do interesse de todos para buscar soluções que podem ser aplicadas no dia a dia de trabalho.
Mesa-redonda – O nome do evento é autoexplicativo, um grupo de especialistas se reúne em volta de uma mesa para debater sobre o assunto, enquanto a plateia acompanha e tem um momento para fazer perguntas.
Painel – Semelhante ao modelo interior com a diferença de que o público apenas assiste, sem fazer perguntas.
Palestra – Formato bastante popular, em que um especialista se apresenta para o público, trazendo um olhar diferente sobre um assunto.
Seminários – Modelo bastante utilizado em universidades, nos seminários há apresentações de trabalhos que não têm como objetivo propor soluções definitivas para problemas, apenas estimular o debate.
Simpósios – Reunião com especialistas em determinada área com a participação de um moderador. O público pode participar fazendo perguntas.
Workshop – Um tipo de oficina em que os participantes possuem um papel mais ativo, propondo o aprendizado através da prática.
Conhecer os tipos de eventos educacionais é importante para saber definir qual é o modelo adequado para o projeto que deseja realizar. Além disso, dá para combinar vários deles em uma mesma produção, tornando-a mais completa.
O curso, a mesa-redonda, o painel, a palestra, o seminário e o workshop são exemplos de modalidades que podem ser inseridas dentro de outros formatos.
8 Dicas para organizar eventos educacionais de sucesso
Confira as dicas que preparamos para aproveitar a volta das aulas e organizar eventos educacionais de sucesso!
1. Definição do tema, público e formato
O primeiro passo para organizar um evento é pensar no tema central, no público para o qual será voltado e no formato. Essas três decisões estão interligadas e, por isso, devem ser tomadas juntas.
É quase como um quebra-cabeça, pois tudo deve se encaixar. O tema deve ser algo do interesse do público-alvo e o formato precisa estar de acordo para que o assunto seja bem explorado.
2. Levantamento dos custos e formas de financiamento
Mais uma ação importante para organizar eventos educacionais é realizar um levantamento dos custos e das formas de funcionamento. Afinal, além da venda de ingressos é interessante contar com patrocinadores e apoiadores.
No momento de buscar essas empresas parceiras, considere sempre aquelas que tenham o mesmo público da sua produção. Afinal, a intenção é dar visibilidade para as marcas entre pessoas que possam vir a se interessar por seus produtos e serviços.
3. Escolha do local e data
O local e a data são detalhes capazes de contribuir para o sucesso ou fracasso de um evento. Isso porque o espaço em que uma produção acontece deve ser confortável e funcional, facilitando a movimentação das pessoas e as apresentações.
Já a data deve ser definida estrategicamente, considerando o público, se haverá outro evento parecido em um dia próximo, entre outros detalhes.
4. Será presencial, online ou híbrido?
No passado, quando se falava em evento automaticamente pensávamos no formato presencial, que era o único possível. Hoje dá para realizar produções online ou híbridas, que reúnem as duas modalidades.
Em se tratando de eventos educacionais, tanto o formato online quanto o híbrido funcionam muito bem. Cabe a você, organizador, entender as necessidades do seu público e optar pela modalidade que melhor atendê-lo.
5. Contratação e treinamento da equipe
Para realizar um evento educacional é importante contar com uma equipe. Esses profissionais irão ajudar no credenciamento, recepção dos palestrantes, tirando dúvidas dos participantes e assim por diante.
Se você já conta com uma equipe formada, ótimo, mas se for realizar as contratações apenas para este evento, é importante treiná-la. Afinal, a qualidade do atendimento que eles irão oferecer fará parte da experiência dos participantes.
6. Planejamento relacionado aos certificados
Em eventos educacionais o oferecimento de certificados é muito importante e pode ser até um pré-requisito para atrair estudantes universitários. Afinal de contas, muitos precisam desses documentos para alcançar a carga horária de atividades complementares imposta pelas universidades.
7. Investimentos na divulgação
A organização de um evento de sucesso invariavelmente passa pela definição dos investimentos na divulgação. Sem esse passo, os interessados não ficarão sabendo e simplesmente não irão comparecer.
Hoje, as redes sociais se mostram como um solo fértil para divulgar eventos, especialmente aqueles voltados ao público jovem. Patrocinar posts e fazer parcerias com influenciadores digitais estão entre as principais estratégias utilizadas.
8. Definição dos detalhes da venda de ingressos
Por fim, é preciso definir os detalhes relacionados à venda de ingressos. Mesmo que sinta a necessidade de contar com um ponto de venda fixo, não dá para depender apenas dele.
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