Palestras são um tipo de evento bastante versátil porque se encaixa nas mais diferentes situações. No entanto, independentemente do objetivo, existem algumas ações necessárias para organizar uma palestra memorável.
Seja para um público formado por estudantes, profissionais de determinado segmento, funcionários de uma empresa ou qualquer pessoa interessada no assunto, é preciso caprichar para que a experiência seja positiva.
Mais do que abordar um tema relevante, é preciso que todo o contexto contribua para que a produção seja bem-sucedida.
Para te ajudar a organizar uma palestra incrível, preparamos uma lista de dicas infalíveis. Vamos começar?
12 Passos para organizar uma palestra de sucesso
Para que uma palestra seja memorável precisa incluir muito mais do que apenas uma pessoa falando para o público. Se deseja que a sua produção seja marcante, deve se atentar a alguns detalhes especiais. Assim, as pessoas sairão do local do evento inspiradas e agradecidas pela oportunidade de participar.
Confira a lista que preparamos com os passos que não podem ser esquecidos durante o planejamento de uma palestra.
1. Definir o objetivo do evento
Para que qualquer tipo de evento seja bem-sucedido é preciso definir qual o seu objetivo. Parece que não, mas saber exatamente o resultado que se espera alcançar faz uma grande diferença, pois irá nortear as decisões tomadas ao longo do processo.
O objetivo de uma palestra pode ser, por exemplo: transmitir informações úteis para pessoas em geral melhorarem sua saúde ou proporcionar conhecimento para profissionais de uma determinada área.
2. Identificar o público-alvo
Após a definição do objetivo, é hora de identificar o público-alvo. Esse passo é indispensável para seguir com todos os outros. Afinal de contas, é necessário que toda a produção seja coerente com o perfil dos participantes.
A partir dessa definição diversos detalhes serão traçados, incluindo toda a comunicação do evento, formas de divulgação, linguagem utilizada pelo palestrante etc.
3. Escolher um espaço adequado
Hoje em dia, palestras podem ser realizadas presencialmente, online ou até na modalidade híbrida, que engloba as duas anteriores. Independentemente de qual seja a sua escolha, é preciso contar com um espaço adequado.
No caso da palestra online, basta um local que comporte a equipe técnica e o palestrante. Já em se tratando das modalidades presencial e híbrida é necessário ter um espaço com cadeiras confortáveis ou a possibilidade de posicioná-las.
Auditórios são sempre a melhor escolha para palestras. Além de já terem assentos para o público em posições que permitem a todos terem visão do palco, contam com estrutura de som e luz, facilitando a organização do evento.
4. Definir a data e o horário da palestra
A data e o horário de uma palestra devem ser definidos de forma estratégica. Esse é mais um detalhe que deve considerar o público-alvo a fim de evitar, por exemplo, concorrer com outros eventos que as mesmas pessoas possam se interessar.
Para chegar a uma boa resposta é importante realizar pesquisas sobre outros eventos na região. Assim conseguirá encontrar uma época do ano propícia para que a sua palestra seja um sucesso.
5. Escolher um bom palestrante
O palestrante será a grande atração do evento e é necessário que reúna algumas características fundamentais, como:
- Expertise sobre o tema que será abordado;
- Experiência em palestras;
- Desenvoltura para falar em público;
- Saiba utilizar uma linguagem adequada ao público;
- Utilize toques de humor em sua fala para atrair o interesse das pessoas.
Como se pode ver, ter conhecimento sobre o tema abordado é muito importante, no entanto, não é tudo. Além de dominar o assunto, é preciso saber transmiti-lo de forma interessante.
6. Utilizar recursos sonoros e visuais durante a palestra
Ficar por cerca de uma a duas horas apenas falando sobre o assunto pode ser cansativo. Para tornar a experiência mais interessante é válido utilizar recursos sonoros e visuais, como slides, vídeos e música.
7. Conte com fornecedores de confiança
Para realizar uma palestra é preciso contar com fornecedores de serviços como: iluminação, sonoplastia, segurança, limpeza, entre outros. É necessário que sejam empresas da sua mais inteira confiança para que o resultado saia como o esperado.
Se estiver iniciando no setor de eventos, peça indicações para colegas e pesquise a reputação dos fornecedores antes de fechar contrato.
8. Realize ensaios
Os ensaios são ótimas oportunidades para acertar detalhes e garantir que todos estarão preparados para o dia do evento. É importante realizar testes de luz, som e o que mais for necessário.
9. Crie planos alternativos para lidar com imprevistos
Você pode se dedicar para realizar a melhor palestra e seguir todos os passos para tal, no entanto, isso não será garantia de que não haverá nenhum imprevisto. Por mais que a organização possa ajudar a reduzir os riscos de problemas, não dá para ter controle sobre tudo.
Dessa forma, é importante criar planos alternativos para lidar com possíveis imprevistos. Alinhe com os fornecedores medidas de precaução e tenha mais tranquilidade para agir.
10. Conte com uma equipe de atendimento treinada
Todos os profissionais da sua equipe ou contratados por você que terão contato com o público devem ser muito bem treinados. Afinal, eles irão contribuir diretamente para o sucesso ou fracasso da experiência. Quanto mais solícitos e eficientes forem, melhor será a imagem que as pessoas terão da sua empresa.
11. Destine o tempo final para os participantes interagirem entre si
Ao final da palestra, é interessante destinar um tempo para os participantes interagirem entre si. O palestrante também poderá circular pelo salão ou ficar em uma área específica, tirando fotos e distribuindo autógrafos, caso também seja autor de livros.
12. Realize uma pesquisa de satisfação após a palestra
Os passos até aqui foram destinados para que a palestra que está organizando agora seja memorável. Contudo, é sempre válido já pensar nas produções seguintes, utilizando cada experiência para aperfeiçoar as próximas constantemente.
A pesquisa pós-evento é uma ótima maneira de entender qual foi a visão do público sobre a produção. Será possível identificar o que a maioria classificou como os pontos fortes e fracos. Assim, as informações poderão ser utilizadas nos próximos projetos.
Essas foram as dicas de como organizar uma palestra memorável e construir uma imagem de credibilidade no mercado de eventos!
