Quais são as vantagens do benchmarking para produtores de eventos?

Vantagens do benchmarking para produtores de eventos

Você já ouviu falar em benchmarking para produtores de eventos? Essa é uma prática já utilizada em empresas em geral e pode trazer muitos benefícios para o setor. Apesar do nome parecer complicado, saiba que não há segredos, basta seguir os passos corretos.

Benchmarking nada mais é do que analisar o trabalho de outros organizadores de eventos e aprender através dos processos deles. É uma oportunidade para adquirir experiências sem ter que vivenciá-las, encurtando o caminho para o sucesso.

Quer saber mais sobre o assunto e entender como utilizar essa estratégia? Continue a leitura e confira!

O que é benchmarking?

O termo benchmarking é formado através da união das palavras em inglês bench e mark, que em português significam algo como ponto de referência. Em se tratando especificamente do processo benchmarking, a tradução é avaliação comparativa.

A ideia é bastante simples, conhecer os processos de outra empresa, que será o ponto de referência, e a partir disso fazer uma avaliação comparativa. Pode ser considerado o empreendimento como um todo ou apenas algum setor específico.

Existem diferentes tipos de benchmarking, que primeiramente se classificam em interno ou externo. O último pode ser: competitivo, funcional ou genérico, entenda melhor a seguir.

Benchmarking interno

O benchmarking interno é realizado na própria empresa, entre setores. Esse formato funciona mais para empreendimentos de médio e grande porte, com uma divisão bem definida de cada área. Então não é o tipo mais indicado para produtores de eventos.

Benchmarking externo

O benchmarking externo utiliza como referência para a avaliação comparativa um segundo empreendimento. Essa é uma opção que faz mais sentido para o setor de eventos. Veja quais são as três formas possíveis de realizar esse processo.

Benchmarking competitivo

Para realizar o benchmarking competitivo é preciso considerar uma empresa concorrente. Nesse caso, por razões óbvias, tudo será feito à distância, com base em informações colhidas por pesquisas.

Benchmarking funcional

Como o próprio nome indica, o benchmarking funcional está relacionado a funções e não ao segmento de atuação. Assim, uma fabricante de roupas pode fazer benchmarking no setor financeiro de uma marca de cosméticos.

Resumindo, o foco não está nos produtos comercializados e sim em processos administrativos. No setor de eventos isso pode ser feito entre produtores de diferentes formatos.

Por exemplo, um profissional que realiza festivais de música faz um comparativo com um organizador de eventos acadêmicos. Então, considera aspectos operacionais, como a venda de ingressos, o credenciamento, entre outros.

Benchmarking genérico

Já o benchmarking genérico não está preso a um setor ou ramo de atuação. A ideia é se inspirar de forma mais geral, assim como empresas costumam fazer em relação à Disney, referência em encantar clientes.

Quais são as vantagens do benchmarking para produtores de eventos?

As vantagens do benchmarking para produtores de eventos são bastante interessantes e fazem valer o esforço empregado, acompanhe!

  • Saber o que a concorrência está fazendo e realizar uma comparação;
  • Verificar se os resultados alcançados atualmente estão condizentes com o mercado ou há algo a ser melhorado;
  • Aprender através dos erros de terceiros e reduzir significativamente essas ocorrências;
  • Obter ideias por meio da observação de outros produtores de eventos;
  • Ter uma visão mais ampla sobre as tendências do mercado;
  • Aprender formas mais eficientes de realizar processos;
  • Selar parcerias com outros organizadores de eventos;
  • Enxergar a própria empresa de forma mais objetiva através da comparação com outras;
  • Atrair novas oportunidades;
  • Melhorar a qualidade dos eventos.

Como fazer benchmarking no setor de eventos?

Observar a concorrência é um movimento que muitos profissionais e empresas de diferentes setores já fazem. No entanto, nem sempre de forma estratégica, como propõe o benchmarking.

Além disso, dá para olhar não apenas para os concorrentes, mas também para empreendimentos parceiros, e aprender muito com isso.

1. Ter um objetivo

Para aplicar qualquer estratégia, é necessário ter um objetivo bem definido. Então, pense em qual é o seu ao realizar o benchmarking. Ele será o ponto de partida para os passos seguintes e fará toda a diferença no sucesso da empreitada.

2. Definir o tipo de benchmarking

Anteriormente falamos sobre os tipos de benchmarking existentes. Para o setor de eventos, a comparação externa faz mais sentido, podendo ser feita com concorrentes, produtores de outros segmentos de eventos e outros tipos de empresas para a análise de questões mais gerenciais.

3. Listar os indicadores a serem analisados

Após definir qual será o tipo de benchmarking aplicado, é preciso listar os indicadores a serem analisados. Este passo é importante para direcionar a busca e torná-la mais objetiva.

São exemplos de indicadores de benchmarking para produtores de eventos:

  • Total de público dos eventos concorrentes;
  • Estratégias utilizadas para divulgação;
  • Empresas patrocinadoras dessas produções;
  • Nível de satisfação do público, através da análise de comentários nas redes sociais;
  • Ações realizadas que mais se destacaram entre o público e a mídia.

4. Selecionar concorrentes e profissionais parceiros para fazer a análise

Mais um passo do benchmarking para produtores de eventos é a seleção dos concorrentes e profissionais parceiros. Dependendo do seu objetivo, poderá considerar produções que concorrem com as suas e outras de segmentos diferentes, para uma comparação mais geral da estrutura do evento.

5. Fazer pesquisas de dados para comparação

Se formos analisar os passos anteriores, até aqui já temos uma base para a pesquisa, facilitando muito o processo. O ideal é criar uma planilha, listando os indicadores em uma coluna e incluindo nas colunas seguintes as informações de cada empreendimento analisado. Com isso pronto, comece a buscar os dados necessários.

Dica: quando se trata do setor de eventos, não são apenas os dados mensuráveis que contam. Considere também questões ligadas à criatividade e inovação, pois isso pode ser uma grande fonte de inspiração.

6. Comparar os dados obtidos com o seu empreendimento

Com a planilha de benchmarking pronta e os dados preenchidos, começa a fase de comparar com o seu empreendimento. Na parte mensurável isso será mais simples e objetivo. Já na parte criativa é preciso encontrar uma maneira de comparação que faça sentido em relação aos seus objetivos.

7. Identificar os pontos fracos e fortes

Por fim, identifique quais foram os pontos fracos e fortes dos seus eventos que se destacaram durante a comparação. Com essas informações em mãos, você poderá traçar um plano de ação para mudar o que for necessário e realizar produções condizentes com o mercado.

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