Se você é um produtor de eventos, sabe que organizar um grande evento não é uma tarefa nada fácil. Porém, com um planejamento detalhado e munido das ferramentas e equipe certas, atingir o sucesso fica bem mais fácil.
Quando se trata de um evento de grande porte, é preciso ter atenção redobrada aos detalhes, para que, ao final, ele traga retorno financeiro para a casa. Lembre-se que, caso seja um show de um artista “caro”, você pode não conseguir ter lucro, mesmo lotando a casa.
Isso ocorre, porque eventos de grandes proporções com artistas de renome costumam ter uma produção bastante custosa! Você precisa pagar o cachê do artista e de sua equipe, hospedagem, logística, estrutura do show, aluguel da casa de shows (que, dependendo do porte do evento, pode necessitar de lugares maiores, como estádios e arenas)… Mas não precisa se desesperar!
Neste post, separamos 6 dicas para garantir que o seu grande evento seja um sucesso e você ainda tenha retorno financeiro ao final. Boa leitura!
Conheça o público que quer atingir
No início do planejamento do evento, é essencial que você saiba qual o público quer atingir. O seu evento precisa ser atrativo para motivar as pessoas a comprarem ingressos, saírem de casa e se locomoverem até o local em que ele será realizado.
É preciso pensar em maneiras eficientes de atrair a atenção destas pessoas. Para entender quem é o público do seu grande evento, realize um estudo de persona (o frequentador ideal do seu evento).
Ao ter esta persona montada e seus interesses listados, você saberá onde procurar atrações que sejam do agrado dela e estejam fazendo sucesso no momento. Dependendo do porte do artista, só o peso do nome que ele carrega pode fazer seus ingressos desaparecem em minutos!
Ah, a persona também é importante para que você possa criar campanhas de mídia paga segmentadas no momento de promover seu evento ou link para a compra de ingressos digitais.
Tenha claros os objetivos do seu evento
Antes de dar o pontapé inicial, você precisa entender qual é o objetivo que te fez produzir o evento. Lembre-se que um evento de sucesso não está focado apenas na venda total de ingressos, mas sim na conquista do objetivo inicial traçado.
Por exemplo: se você está organizando um festival em prol de alguma causa e quer arrecadar dinheiro com doações, o objetivo aqui é o de atingir a meta de arrecadação, não apenas vender ingressos.
Agora, caso seja um evento fechado para alguma empresa, o foco é na valorização da marca, independente do tipo de atração que possa participar das festividades.
Sempre se pergunte, no momento em que definir o evento que irá produzir: Por que e para quem estou fazendo este evento?
Defina o local e a data para dar início ao planejamento
Para que você possa dar o pontapé inicial no planejamento do evento, é fundamental ter a data e o local definidos. Tenha consciência que, se o seu evento for de grande porte e demandar espaços maiores, é preciso reservar o local com muita antecedência, principalmente aqueles lugares disputados, como estádios e arenas.
Com o local e a data definidos, você pode começar a criar o planejamento da produção e começar a ir atrás de outros aspectos, como, por exemplo:
- a definição do line-up do evento;
- documentos necessários para a realização do evento;
- aval da prefeitura, do CET e da polícia (caso seja um evento de grande porte que necessite de intervenções no trânsito);
- contato com fornecedores de bebidas;
- e muito mais!
Fique atento ao orçamento
Sem um orçamento definido, você não tem como saber o quanto pode investir em seu evento sem que termine com grandes prejuízos.
É essencial ter um orçamento fechado antes mesmo de iniciar o planejamento de produção do evento. Além disso, é preciso distribuir de forma balanceada o valor para as diversas áreas de produção, como: marketing, logística, estrutura, fornecedores, cachê das atrações e mais!
Um bom produtor de eventos é aquele que tem competência e sabe usar a criatividade no momento de fazer tudo acontecer. Muitas vezes você pode contar com um orçamento limitado, mas acreditamos no seu potencial como o grande profissional que é.
Analise os dados no pós-evento
Se você é o responsável pela produção de um grande evento, provavelmente é um dos primeiros a chegar e um dos últimos a sair, não é mesmo?
O pós-evento é aquele momento em que é preciso realizar desmontagens, limpeza do local, pagamento de fornecedores, verificação de danos a objetos e mais. Mas não para por aí.
O balanço final do evento e a análise dos dados permite que você e sua equipe meçam a eficiência do evento, como por exemplo, se ocorreu algum prejuízo, se o objetivo foi atingido, se os ingressos venderam bem e se os participantes deixaram feedbacks.
Através da análise destes dados, você terá informações concretas do que foi um sucesso em seu evento e do que pode melhorar em edições futuras!
Conte com uma plataforma de venda de ingressos e gerenciamento de listas
Não é segredo para ninguém que, hoje em dia, com a praticidade de comprar ingressos online, diversos produtores de eventos invistam em plataformas dedicadas a isso. Existem diversas opções disponíveis no mercado, mas é preciso buscar aquela que possa te oferecer mais funções e não cobre taxas absurdas em cima da venda de ingressos.
Existem plataformas que vão além da venda, aliás. Também oferecem uma gestão completa de todos os convidados e armazenam dados sobre eles na plataforma, para que você possa conhecer melhor o seu público.
Através do gerenciamentos de listas, você pode fazer com que longas filas na porta da casa de shows sejam formadas. O processo se torna ainda mais rápido quando é realizado o check-in rápido, seja através da leitura do QR Code ou da busca inteligente ao longo da lista. Com apenas um toque, a participação do convidado é validada. Não é prático?
Conclusão
Um evento de grande porte requer total atenção e um planejamento bastante detalhado por parte do produtor e de sua equipe. Dependendo da complexidade e da demanda que este evento possa trazer pra você, o caminho pode não ser fácil.
As dicas que trouxemos aqui, no entanto, podem ser uma mão na roda para facilitar a sua vida e evitar ao máximo dores de cabeça para você e seu time ao longo da caminhada para o sucesso.
A gente sabe que você é um excelente profissional e vai oferecer ao público do seu evento a melhor experiência da vida deles. O caminho para o sucesso está cada vez mais perto!
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