No setor de eventos há espaço para tudo, de superproduções do universo corporativo a outras voltadas ao entretenimento. Se deseja promover um evento divertido e confortável para os participantes, existem alguns detalhes que não podem faltar.
Atrações interessantes, ambiente agradável, decoração criativa, comidas e bebidas estão entre os itens fundamentais. Continue acompanhando para conferir dicas de como organizar um evento especial e que fique marcado na memória dos participantes.
10 Dicas para um evento divertido e confortável
Quer produzir um evento do qual as pessoas saiam se sentindo felizes e com vontade de voltar? Seja qual for o formato escolhido, existem alguns detalhes capazes de gerar esse efeito, saiba quais são eles!
1. Faça um bom planejamento
Para organizar qualquer tipo de evento é importante fazer um bom planejamento. Inclusive, é preciso considerar o objetivo de proporcionar diversão e conforto aos convidados nesse plano.
Defina o formato do evento, o número de participantes, o perfil de pessoas que pretende atrair e, claro, o orçamento. É com base nesse último quesito que todos os outros detalhes poderão ser definidos.
Uma etapa importante do planejamento é criar metas, considerando a venda de ingressos, o alcance das redes sociais do evento, entre outras que julgar relevantes. As metas irão nortear as decisões tomadas ao longo das etapas da organização.
2. Escolha bem o espaço
A escolha do espaço em que o evento irá acontecer é um capítulo essencial para o sucesso da produção. Se a ideia é proporcionar conforto, isso deve ser considerado na hora de tomar a decisão.
Encontre um local que comporte confortavelmente o número de pessoas que pretende alcançar. Leve em conta as estruturas que irá utilizar, as atrações, a decoração, enfim, tudo o que irá incluir no ambiente.
Geralmente, os espaços já informam a capacidade máxima de participantes, entretanto, é um número que considera apenas a segurança. Como o objetivo é proporcionar conforto, é válido baixar esse número para garantir que todos possam circular tranquilamente e sem apertos.
3. Invista na decoração
Muitos insistem em afirmar que a decoração é algo supérfluo, mas, embora não tenha um impacto prático, possui um grande peso quando se deseja proporcionar conforto e bem-estar.
Estar em um ambiente bonito e bem decorado faz toda a diferença e influencia em toda a experiência que as pessoas terão no evento. Vale destacar que isso já era importante e se tornou ainda mais por conta das redes sociais.
Hoje, além de viver as experiências, as pessoas desejam compartilhá-las nas redes sociais. Quanto mais estímulos visuais houver no ambiente para isso, mais conteúdo os participantes irão publicar, o que é ótimo para fortalecer a marca do evento.
4. Pense no conforto ao escolher o mobiliário
Cada evento conta com um tipo de mobiliário diferente. Mesas e cadeiras, apenas cadeiras de diversos modelos, bancos, são várias as opções que variam de acordo com o formato da produção.
Certos espaços para eventos já fornecem esse mobiliário, enquanto em outros casos é necessário alugá-los à parte. Nas duas situações é necessário verificar se as opções oferecem o conforto que deseja aos participantes.
Considere como as pessoas irão permanecer durante a maior parte do tempo, se é caminhando pelos estandes ou sentadas acompanhando palestras. Esse é o principal fator que deverá direcionar sua escolha.
5. Crie áreas de convivência
Em feiras, as pessoas ficam circulando pelos estandes, já em palestras passam a maior parte do tempo sentadas. Em ambas situações é importante contar com áreas de convivência, para que os participantes possam descansar, conversar e fazer contatos.
Essas áreas devem ser pensadas para promover esse tipo de interação, com uma configuração semelhante a uma sala de estar. Sofás e pufes são uma boa pedida para proporcionar conforto e aconchego.
6. Atenção às atrações
As atrações exercem um papel muito importante em um evento que tem como propósito ser divertido. Então, independentemente do tema que será abordado, é preciso que as pessoas que irão se apresentar sejam carismáticas e bem-humoradas.
O humor e o carisma são recursos muito valiosos quando se deseja atrair a atenção do público. Dessa forma, dá para falar sobre diversos temas de forma leve, estimulando a memória do público.
7. Qualidade de som e iluminação
Uma coisa bastante desagradável em eventos é o som chiado ou desregulado, assim como uma iluminação ruim. De nada adianta fazer uma decoração incrível e cuidar de todos os outros detalhes citados até aqui se o básico não estiver legal.
Portanto, procure contar com fornecedores de qualidade, de preferência que já conheça. Se você estiver começando nesse mercado, peça indicações e apenas feche contrato com empresas que transmitirem confiança.
8. Considere participantes com necessidades especiais
Se a ideia é oferecer diversão e conforto, é preciso considerar todos os participantes, inclusive aqueles que possuem necessidades especiais. Por isso, lembre-se de optar por um espaço com acessibilidade e capaz de proporcionar uma experiência incrível a todos, sem distinção.
9. Realize sorteios e distribuição de brindes
Todo mundo gosta de brindes, mas, claro, eles precisam ser úteis e oferecer algum benefício. Escolha bem os itens que irá distribuir e realize também sorteios com produtos de valor um pouco maior.
Esses presentes podem ser disponibilizados pelos patrocinadores e também produzidos especialmente para divulgar a marca do evento. Alguns itens interessantes são: necessaires, mochilas, canetas, blocos de anotações, copos, eco bags etc.
10. Conte com uma equipe treinada para oferecer um atendimento de excelência
Por fim, é imprescindível contar com uma equipe treinada para oferecer um atendimento de excelência. Isso inclui a forma de falar, lidar com problemas e ajudar os participantes no que eles precisarem.
Embora o bom atendimento seja algo básico, quando é realmente de qualidade costuma marcar a memória das pessoas. Assim, através desse conjunto de ações, o público irá embora com uma lembrança positiva que poderá se transformar no desejo de retornar nas próximas edições do evento.Gostou das nossas dicas de como promover um evento divertido e confortável? Conte com a plataforma Lets.events para realizar a venda de ingressos de uma forma prática, segura e com ferramentas que facilitam a conversão!
