Trabalhar com gestão de eventos envolve uma série de atividades e decisões a tomar. Por isso, ter um bom planejamento é muito importante para garantir que tudo esteja perfeito no dia da realização.
Para profissionais experientes essas ações não são novidade, mas quem está começando costuma ter muitas dúvidas. Basicamente, a sensação dos organizadores de eventos inciantes é: pode onde começar?
Pensando nisso, fizemos um guia completo sobre gestão de eventos, em que iremos apresentar as etapas, a importância de cada uma delas e dicas de como colocar tudo isso em prática. Vamos começar?
O que é gestão de eventos e qual a sua importância?
Realizar um evento sem realizar sua gestão significa agir sem muito planejamento ou critério. Já gerir representa a ação de organizar com um objetivo específico, definindo etapas, um orçamento e outros detalhes.
Um gestor de eventos irá definir prazos e listar todas as atividades que precisa realizar. Assim, saberá quais delas precisa cumprir e quais devem ser delegadas para os membros da equipe.
Basicamente, as ações realizadas dentro da gestão de eventos se assemelham à gestão de projetos dentro de empresas. Nos dois casos são seguidas metodologias para que o objetivo seja alcançado.
É importante realizar a gestão de eventos para aumentar as chances de se alcançar os objetivos pretendidos. Sem um bom planejamento, torna-se fácil se perder em meio a tantas tarefas e custos, por isso, a organização é fundamental.
Etapas da gestão de eventos e dicas para colocá-las em prática
Agora que já ficou claro o que é a gestão de eventos, vamos para as etapas a serem seguidas, acompanhe!
Definição dos objetivos do projeto
O primeiro passo na gestão de eventos é definir os objetivos do projeto. Isso inclui o público que será atingido, o volume de pessoas, enfim, o cenário que se pretende obter ao final do trabalho. Essa é uma etapa de grande importância porque irá nortear todas as outras.
Escolha da data e horário
A etapa seguinte envolve a escolha da data e do horário do evento, que devem ser definidos de maneira estratégica. É importante considerar se há outra produção para o mesmo dia e até para a mesma época.
Afinal, se houver dois eventos voltados para o mesmo público, com diferença de apenas alguns dias, muitas pessoas terão que escolher entre um ou outro. O melhor é optar por um momento que não haja concorrência, nem no mesmo dia ou mesmo mês.
Lista de fornecedores que serão necessários
Ciente dos objetivos e da data, é hora de listar todos os fornecedores que irá precisar. Considere tudo, de equipamentos de som a seguranças e equipe de atendimento.
Se você já tiver realizado outros eventos antes, essa etapa será mais fácil. Mas, se não for esse o caso, tudo bem, pois a partir das próximas produções terá mais facilidade para fazer isso.
Inclusive, além de uma lista predefinida de tipos de fornecedores, vale a pena ir construindo uma lista de empresas parceiras, que são aquelas que você já contratou e aprovou o trabalho. Quanto mais contatos assim tiver, melhor!
Definição do orçamento e metas financeiras
Uma etapa fundamental da gestão de eventos é a definição do orçamento. Mesmo que os valores possam sofrer alterações ao longo do tempo, é necessário já fazer cálculos com base no público esperado e nos fornecedores que irá precisar contratar.
A organização financeira é imprescindível para que o seu projeto seja bem sucedido. Afinal, além de arcar com todos os custos, deverá manter a sua margem de lucro, que é o grande objetivo de todo trabalho.
Criação do cronograma com os prazos
Como se pode notar, promover um evento envolve muitas providências e tarefas, ações que têm prazo para serem realizadas. Nesse sentido, é importante que crie um cronograma com datas para cada uma delas. Assim, conseguirá se organizar e fazer tudo sem atrasos.
Esse cronograma deve ser criado em um sistema de gerenciamento de projetos. Dessa maneira, todos os envolvidos no projeto poderão acompanhar a evolução e registrar o que estão fazendo. O Trello é uma ferramenta interessante para isso.
Seleção de fornecedores
Anteriormente falamos sobre a listagem dos fornecedores que você irá precisar e agora é o momento de ir em busca deles. Como mencionamos, é extremamente importante que, ao longo da sua carreira, busque construir bons relacionamentos.
Se estiver iniciando nesse mercado, comece pedindo indicações a amigos e também fazendo pesquisas em sites institucionais e nas redes sociais. Dê bastante atenção aos comentários deixados por outros clientes.
Peça orçamentos para várias empresas, mas não leve em conta apenas o melhor preço na hora de tomar uma decisão. Lembre-se que a qualidade dos produtos e serviços fornecidos irá determinar também a qualidade da experiência que irá oferecer aos participantes.
Apresentação do projeto a possíveis patrocinadores
Todo evento tem patrocinadores, que são empresas que acreditam no projeto e o apoiam financeiramente em troca de visibilidade. Para buscar patrocínios é importante criar uma apresentação com o projeto e apresentá-lo a companhias que acha que têm a ver com a sua produção.
Basicamente, é preciso pensar em empresas que tenham como público-alvo o mesmo do seu evento. Em uma produção voltada para estudantes, por exemplo, vale a pena falar com marcas de materiais escolares, editoras e instituições de ensino.
Planejamento da divulgação
Mais um passo a ser dado na gestão de eventos é o planejamento da divulgação. Alguns pontos que deve definir são:
- Quais serão os meios utilizados?
- Qual será o valor investido em marketing?
- Quais serão as estratégias adotadas?
Análise dos resultados pós evento
A gestão de eventos não termina juntamente com a produção. O trabalho continua também no dia seguinte e nos próximos com a análise dos resultados. Além de verificar os dados que tiver em mãos, vale a pena realizar uma pesquisa com os participantes, para saber a visão deles sobre a experiência.
Analisar os resultados de um evento é uma grande oportunidade de identificar os pontos em que acertou e outros que precisam ser melhorados. Ao fazer isso após cada produção, estará dando mais um passo rumo à excelência.Esperamos que tenha gostado do nosso guia completo sobre gestão de eventos. Navegue pelo Lets.blog para conferir mais dicas e conte com o Lets.events para realizar a venda de ingressos de forma segura e descomplicada!
