Todos os tipos de eventos requerem pontos de atenção. E nesse texto vamos te dar dicas para produzir uma conferência de sucesso. Mas, primeiramente, vamos definir o que é uma conferência.
Conferência é um tipo de reunião de pessoas/ profissionais para falar sobre um determinado tema, seja ideias, problemas, soluções e inovações. É um evento, que assim como outros, exige muita organização e estratégias assertivas para que se tenha êxito.
Sendo assim, é imprescindível definir o tema, público alvo, escolher o espaço, fazer divulgação, preparar apresentações, organização de pessoas, orçamentos, dentre tantos outros atributos fundamentais para uma conferência de sucesso.
Outro ponto que devemos ressaltar é que, devido a pandemia, as conferências passaram a ser online, mas voltaram com tudo, afinal reunir presencialmente com pessoas com os mesmos ideais é muito valioso, não é mesmo?
Experiência dos participantes de uma conferência de sucesso
Você já ouviu falar que a experiência do cliente é muito importante, não é mesmo? Nesse sentido, a experiência dos participantes em uma conferência também é um fator de atenção.
Banheiros, água e, nosso famoso, café, são básicos para atender aos participantes. Esteja também atento aos tipos de cadeiras, se são confortáveis, iluminação, som (acústica), equipamentos de áudio e vídeo, além é claro de fácil acesso a local para refeições e estacionamento.
Outro ponto importante para uma conferência de sucesso é a comunicação. Seja na divulgação do evento, pós-inscrição, durante e até mesmo após a conferência. Além de chamar atenção dos participantes para efetuarem as inscrição do evento é importante fornecer informações completas, claras e objetivas. Lembre-se do envio de emails com confirmação de inscrição, lembretes sobre o evento, voucher e, no pós-evento, o certificado de participação.
Utilize a tecnologia a seu favor. Faça o uso de ingressos e credenciamentos eletrônicos para agilizar o atendimento aos conferencistas, evitando assim, tumultos e atrasos.
E não é apenas isso. Vamos dar mais dicas importantes para produzir uma conferência.
Confira 6 dicas para produzir uma conferência.
- Faça um bom planejamento: ele é imprescindível para a execução e sucesso do seu evento. Nesse sentido, coloque tudo no papel, cronograma, orçamentos, despesas e receitas, assim como formatos de apresentação, tempos de apresentação, dentre outras informações importantes. Um bom planejamento oferecerá, aos envolvidos no evento, um direcionamento assertivo para o passo a passo acerca de estratégias e execução de cada passo para produzir a conferência.
- Defina uma comissão: o trabalho em equipe pode ser um grande aliado para produzir uma conferência de sucesso. Sendo assim, nomeie pessoas responsáveis por cada tarefa, alinhada ao conhecimento técnico e estratégico, para que juntos tomem decisões e que cada um seja responsável por seu nicho de especialidade.
- Trabalhe com antecedência: é essencial que se escolha uma data para sua conferência levando em conta finais de semana, feriados nacionais e regionais, bem como outras datas de interesse comum, como por exemplo eleições ou datas comemorativas como dia das mães e dias dos pais. Após a escolha da data, trabalhe com antecedência, de no mínimo 3 meses, para trabalhar com tranquilidade, 6 meses. Se for uma conferência anual, pode deixar agendado de um ano para o seguinte e o trabalho pode se estender por 12 meses.
- Faça checklist: parece simples, mas é imprescindível para uma conferência de sucesso. Listas de tarefas e itens são importantes aliados na produção de eventos. Ela te ajuda nos dias mais agitados, que antecedem o evento, bem como organizar as ideias no dia a dia. Repassar as tarefas com a equipe através de checklists facilita a visualização de todas atividades, bem como agiliza a execução de tarefas mais simples e reforça o comprometimento naquelas mais complexas que dependem mais dedicação e energia da equipe.
- Esteja preparado para imprevisto: não é pensar negativo, mas estar pronto para algo não sair como o planejado. Jogo de cintura, resiliência, decisão e ação rápida são de suma importância nessas horas. Afinal, em uma conferência são muitas pessoas envolvidas, fornecedores, palestrantes, convidados, a estrutura do local, prestadores de serviços, staffs, entre tantas outras coisas. Esteja preparado para agir rápido e conte sempre com sua comissão para tomarem decisões mais complexas.
- Planilha de orçamentos: essa ferramenta é muito importante para organizar custos e despesas de uma conferência. A saúde financeira do seu evento é muito importante para o êxito do mesmo. Em nosso blog temos um texto falando sobre Planilha de orçamento: controle seu evento de forma prática.
Essas são apenas algumas dicas para produzir uma conferência de sucesso. Lembre-se sempre que, além do objetivo principal de uma conferência que é reunir pessoas para discutirem sobre ideias, problemas e soluções sobre um determinado tema, as conferências são excelentes oportunidades de networking, engajamento, aquisição de conhecimento e sobretudo tem grande importância para a sociedade como um todo.
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