Você tem o costume de fazer listas? Elas são uma forma simples e prática de se organizar, inclusive para o planejamento de eventos, projetos com uma extensa lista de atividades.
Mas, para que seja realmente útil, a lista deve contar com todos os itens necessários. Você sabe quais são eles? Continue a leitura para conferir os principais tópicos para criar um checklist de primeira!
Benefícios do checklist para planejamento de eventos
Existem pessoas que não têm o hábito de fazer listas por dizerem ter uma boa memória. Realmente, isso é verdade, há quem consiga memorizar diversas informações, no entanto, muitos não percebem o quanto isso é prejudicial.
Colocar toda essa responsabilidade sobre a própria mente gera um grande estresse. Inclusive, é bastante comum que essa atitude resulte em insônia, problemas gastrointestinais, tensão nos ombros, dores de cabeça, entre outros.
Ao passar as informações para o papel, você libera “espaço” no cérebro, então, pode relaxar, pois os dados estão seguros. Além disso, é muito arriscado confiar totalmente na memória, especialmente quando se está organizando um evento, um projeto que envolve uma equipe, patrocinadores e o público.
O checklist é positivo porque tira essa sobrecarga, facilita a identificação de prioridades e prazos, ajudando também na delegação de tarefas. Dessa maneira, toda a preparação para a produção se torna mais tranquila com as informações centralizadas.
Qual o papel do checklist para o planejamento de eventos?
Podemos dizer que o checklist é um esboço do planejamento de um evento. Ele é a base para se organizar e realizar as ações comuns a produções de diferentes formatos.
Para os organizadores que estão iniciando na carreira, é uma ajuda e tanto. Além disso, é uma ferramenta muito útil para os profissionais mais experientes, exatamente para não depender completamente da memória.
Checklist para planejamento de eventos: como fazer?
O local em que você irá criar o checklist não importa muito, desde que seja prático para acompanhar e fazer alterações quando necessário. Hoje em dia, o ideal é usar aplicativos online, assim, dá para controlar por qualquer dispositivo, além de ser fácil compartilhar com os demais membros da equipe.
Agora que falamos sobre o meio utilizado para criar o checklist, vamos para o principal: o conteúdo. Veja quais são os tópicos que não podem faltar para um planejamento de eventos eficiente.
1. Definição das principais características do evento
Primeiramente, defina as principais características do evento, como:
- Tipo de evento;
- Nome;
- Data;
- Objetivo;
- Público-alvo.
Cada tópico precisa ser definido com base em pesquisas de público e mercado. Então, planeje-se para fazer tudo isso com calma.
2. Criação da identidade visual do evento
A identidade visual do evento deve ser criada o quanto antes porque as cores e formas utilizadas irão impactar em diversos detalhes, como: perfil das redes sociais, página da plataforma de ingressos e até na decoração do local.
3. Escolha do local
No primeiro tópico, mencionamos a definição de data, no entanto, é preciso lembrar que essa decisão precisa ser tomada em conjunto com a locação. É importante selecionar possíveis locais, verificar a agenda e, assim, escolher aquele que ofereça o melhor em se tratando de espaço, localização, custo do aluguel e, claro, disponibilidade.
4. Orçamentos
Os orçamentos são essenciais para a continuidade do projeto de um evento. Portanto, liste os possíveis fornecedores e solicite uma estimativa de custo de cada pedido. Dessa forma, além de tomar decisões sobre quais contratar, terá o orçamento total da produção.
5. Busca de parcerias e patrocínios
Os valores para a realização de eventos vêm principalmente dos ingressos. Contudo, os patrocínios são importantes para complementar e tornar a produção ainda melhor. Há, também, as parcerias que, embora forneçam produtos e serviços, contribuem para um abatimento dos custos.
6. Decoração
A decoração é um elemento de grande importância para deixar o espaço a “cara” do evento. Lembra que falamos sobre a identidade visual? Aqui, as cores, formas e a logomarca da produção deverão estar em destaque.
7. Atrações
Todo evento, seja ele educativo, religioso ou de entretenimento, tem atrações. Caso não tenha um time fechado, faça uma pesquisa pelos nomes de destaque do segmento em questão. Utilizar as redes sociais para conhecer a opinião do público é sempre uma boa ideia.
8. Início da venda de ingressos
Chegou o momento de iniciar a venda de ingressos. Saber precificar corretamente é fundamental para se posicionar adequadamente em relação ao público e, claro, obter lucros ao final.
Em relação ao meio utilizado, a melhor opção é contar com uma plataforma de eventos. Através da venda online você irá proporcionar praticidade e segurança aos participantes e acompanhar em tempo real a taxa de conversão, facilitando o controle.
9. Criação do plano de marketing
Atrelada à venda de ingressos está a criação do plano de marketing. Diversas estratégias podem ser aplicadas para impulsionar as conversões. Confira alguns exemplos:
- Venda de ingressos em lotes com preços decrescentes;
- Parcerias com influenciadores digitais;
- Anúncios patrocinados;
- Publicação de conteúdo nas redes sociais;
- Utilização de mídias offline (outdoors, anúncios na TV e rádio etc).
11. Contratação e treinamento do staff
A equipe que estará ao seu lado fazendo tudo acontecer é parte importante do planejamento de eventos. Além da contratação, programe-se para treinar o time para oferecer o melhor atendimento aos participantes.
12. Criação de planos alternativos para imprevistos
Por mais cuidadoso que seja o seu planejamento, existem coisas que não podem ser controladas. Um exemplo disso é uma chuva totalmente inesperada no dia de um evento ao ar livre.
Para evitar que um acontecimento como esse prejudique a produção, é necessário contar com planos alternativos. Ainda em referência ao exemplo, a melhor atitude seria contratar uma estrutura para proteção. Mesmo que isso envolva um custo extra, é um investimento pequeno se comparado ao prejuízo que poderia ser causado.
Esses são os tópicos base para a criação de um checklist para auxiliar no planejamento de eventos. Inclua outros de acordo com as necessidades das suas produções.
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