Criado nos anos 1920 pelo engenheiro americano Walter Shewhart, que via na estatística uma poderosa ferramenta para melhoria dos processos, o método PDCA se popularizou nos anos 1950, pelo estatístico e professor W.E. Deming, que também é considerado o pai do controle de qualidade moderno, bem como um dos principais responsáveis pelo desenvolvimento industrial no Japão.
Em sua língua de origem PDCA significa Plan Do Check Action, em tradução para nosso português: Planejar, agir, checar e fazer.
Mas afinal, o que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta de qualidade. Possui quatro etapas e é muito utilizada para resolução de problemas operacionais e estratégicos, auxilia no controle e melhoria dos processos de execução. Pode ser aplicado em todas as áreas de uma empresa.
Quando um ponto de melhoria é levantado, utilizar o PDCA agiliza a definição das mudanças que devem ocorrer, promovendo assim resultados com mais assertividade, qualidade, gastando menos energia.
O ciclo PDCA tem como premissa o planejamento, porém é importante ressaltar que ela possibilita mudança de rota quando algo não sai como o esperado ou, simplesmente pode ser melhorado. Sendo assim, funciona em ciclos pequenos para ação e avaliação quase que imediata. A ferramenta tem começo, meio e fim, porém o uso dela deve ser contínuo para manutenção da qualidade dos processos.
Entenda como aplicar o ciclo PDCA em eventos
Agora que você já sabe a origem e como funciona o PDCA de forma geral, vamos falar como ele pode e, deve, ser utilizado em eventos. Ressaltando que ele pode, e deve, ser usado nas mais diversas fases do evento, seja no pré, durante e pós evento. Ou seja, durante a organização e execução de um evento você utilizará ele, no mínimo, três vezes. Para isso vamos fazer o passo a passo do ciclo PDCA.
- 1ª Etapa, Planejamento: o objetivo dessa etapa é fazer o levantamento e análise para estabelecer objetivos e metas, a partir daí, define-se um caminho. O planejamento, dentro do ciclo PDCA implica em iniciar um projeto e/ou também, ajustar algo que já está funcionando e foi diagnosticado algum problema. Inicie seu planejamento pensando no pré evento. Defina tudo que implica o pré evento todos os caminhos que devem ser percorridos, cronograma e delegação de atividades aos responsáveis, faça check list para facilitar a conferência das atividades e vamos para a próxima etapa;
- 2ª Etapa, Ação: mãos a massa. Afinal, nenhum projeto sai do papel sem que os agentes responsáveis entrem em ação. Com eventos não é diferente. Coloque sua equipe para iniciar as atividades definidas durante o planejamento, seguindo cronograma. Essa etapa é extremamente dinâmica, e é nela que vemos o evento tomar forma de maneira efetiva;
- 3ª Etapa, Checar: é hora de analisar os detalhes de tudo que já foi feito. Pegue seu checklist e confira, junto aos profissionais responsáveis, o que já foi feito e se está tudo dentro do planejado. Essa etapa pode ser feita em uma reunião, ou mesmo ser compartilhada em planilha, painéis de indicadores, gerenciadores de tarefa, dentre outros. Escolha a melhor forma para sua equipe trabalhar, mas não pule de forma alguma essa etapa, ela evita o retrabalho e também possíveis atividades que ainda não foram realizadas;
- 4ª Etapa, Fazer: nessa fase vamos entender o que foi feito e o que não deu certo. A partir dela são realizados novos ajustes para iniciar um novo ciclo PDCA. Se o seu pré-evento chegou nessa fase sem ressalvas, vamos partir para o Ciclo PDCA do evento. Caso não, volte ao início do ciclo e faça o planejamento necessário daquilo que ainda não foi concluído no que diz respeito ao pré evento;
Além de ser uma excelente ferramenta para execução, otimização e melhoria de processos, o ciclo PDCA em eventos visa atender, nas suas mais diferentes etapas e, ainda, oferece informações importantes para a organização de um próximo evento, afinando e ajustando os processos, melhorando a dinâmica da execução.
Benefícios do ciclo PDCA
Ao adotar o ciclo PDCA em eventos, fica evidente as vantagens e benefícios de utilizar sempre essa ferramenta:
- Viabiliza a tomada de decisões rápidas;
- Facilita a delegação de atividades;
- Promove a integração de todos os profissionais envolvidos no processo;
- Melhora contínua dos processos;
- Otimiza as tarefas em cada etapa;
- Resolução de problemas mais rápidos e com maior assertividade;
- Melhora na gestão de tempo;
- Facilita a gestão de pessoas;
- Evita problemas de última hora
Nesse sentido, aplicar o ciclo PDCA do seu evento oferece uma maior organização e facilita a visualização dos processos, bem como seu andamento em cada etapa do evento. Utilizado e ajustado em um evento, ele servirá de base para os próximos, minimizando de forma significativa erros, retrabalhos e atividades insignificantes. Mas lembre-se, cada evento é único e olhar para ele deve ser especial.
Entendeu como funciona o ciclo PDCA e como ele pode ser aplicado em seu evento? Continue navegando em nosso blog, aqui tem muito conteúdo para te ajudar a organizar e executar um evento de sucesso. Boa leitura!
