Quem trabalha com produção de eventos sabe que a sua organização envolve bastante trabalho. Quando se trata de eventos externos em cidades grandes — como São Paulo, por exemplo —, toda a atenção ainda é pouca para atender às expectativas do público e dos organizadores.
Apesar de saber que toda produção exige dedicação e cuidado, esse tipo de evento requer atenção diferenciada. Mas, não se preocupe, pois trouxemos 5 dicas que vão ajudá-lo a garantir que seu evento seja um grande sucesso!
1. Escolha um bom local
Essa é uma das decisões mais importantes no planejamento de eventos externos. Escolha um local que, além de ter infraestrutura adequada, comporte a quantidade esperada de público, esteja em dia com as normas sanitárias, tenha som e iluminação apropriadas, tenha fácil acesso e seja agradável para os frequentadores.
Você também pode usar a criatividade e, em vez de espaços convencionais, apostar em ideias fora da caixa, como parques, terraços e até casas noturnas, se elas dispuserem de áreas ao ar livre.
2. Providencie o alvará de funcionamento
Todo produtor deve estar atento às documentações exigidas por lei para o funcionamento de qualquer evento. O alvará de licenciamento pode ser requisitado pelo próprio organizador, sem precisar de despachantes e advogados.
Em São Paulo, é o Decreto Municipal nº 49.969 de 28/08/2008 que regulamenta a requisição de alvará de funcionamento para eventos públicos e temporários na cidade. Basta entrar em contato com a Prefeitura e fazer o seu preenchimento munido dos documentos necessários.
3. Fique de olho no clima
Outro fator que, apesar de simples, não pode ficar de fora da organização é a previsão do tempo. Como normalmente esses eventos são ao ar livre, a temperatura pode decretar o sucesso ou o fracasso deles.
O ideal é checar a data em várias fontes de previsão do tempo e escolher aquelas com menores chances de variações climáticas. Verifique o quanto antes para que seja possível adaptar os planos de acordo com o clima.
4. Seja criativo na decoração
Independentemente do tema, a decoração deve ser criativa e original. Mas apenas isso não é o suficiente. Ela deve estar em sintonia com o local e favorecer o conforto e o bem-estar dos participantes.
Para eventos durante o dia, evite cores pesadas e escuras. À noite, dependendo do tema, invista em elementos inovadores e rústicos, além de luzes que favoreçam a decoração. Para não pecar por falta ou excesso, consulte a opinião de profissionais da área.
5. Garanta a segurança dos frequentadores
A segurança é um quesito que nunca pode ficar de fora. Para não se preocupar com a proteção dos participantes, contrate uma equipe para garantir o controle das áreas internas e, também, das áreas de acesso, já que alguns locais podem ser perigosos.
Além disso, providencie uma equipe de profissionais de saúde para casos de emergência — pequenos acidentes e pessoas que possam se sentir mal durante o evento.
Como você pode observar, as dicas para a realização de eventos externos são simples. No entanto, algumas passam despercebidas e levam a situações desagradáveis. Por isso, cheque cada uma e garanta o sucesso do seu evento.
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