O universo da organização e produção de eventos pode ser bastante atrativo, principalmente para aqueles que sonham em abrir suas próprias produtoras após experiências passadas.
Separamos dicas preciosas que todos que estão abrindo seus próprios negócios no setor de produção de eventos precisam saber para começar com o pé direito. Confira!
Como é o mercado para quem quer abrir uma produtora de eventos?
Você está em dúvida sobre abrir ou não uma produtora de eventos? Então confira estes dados para entender que o mercado está extremamente aquecido, mesmo após meses parado por conta da pandemia e da recomendação de distanciamento social.
A Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC) indica que esse mercado vem crescendo, em média, 14% ao ano. Se levarmos em conta os gastos com eventos, eles ficam na casa dos R$210 bilhões para eventos corporativos e R$16 bilhões para eventos sociais. Sabe o que esses números representam? Em torno de 4,3% do PIB Nacional em 2020.
É importante levar em conta que, dependendo do porte do evento, ele pode ter um papel importantíssimo para movimentar a economia da cidade, do estado e até do país. Sabe como?
Através da utilização de uma rede de diversos serviços para que ele possa acontecer, como, por exemplo: alimentação, utilização de espaços e equipamentos, hotelaria, restaurantes, transportes, além de gerar empregos temporários para diversas necessidades que um evento possa ter.
8 Dicas para abrir uma produtora de eventos
Se animou para abrir a sua produtora de eventos? Então confira a seguir o que é preciso para fazer o seu desejo se tornar realidade.
1. Entenda o seu nicho de atuação
Antes de entrar de cabeça nessa, é preciso fazer uma pesquisa de mercado para entender qual o nicho de atuação da sua produtora. Verifique quais os tipos de eventos mais estão em falta na sua cidade ou o que pode ser melhorado na produção de eventos locais. Lembre-se também que é importante ter ideias que gerem lucro para você e não apenas sejam incríveis.
Com essas informações, você poderá ter ótimos insights para definir como atuará com sua produtora de eventos. Não se esqueça que, quando falamos em eventos, não estamos pensando apenas em festas, mas também em congressos, shows, seminários, eventos esportivos e muito mais. Uma dica é pensar no que está em falta na sua região e que poderia ser uma ótima opção para quem mora lá.
Além disso, em hipótese alguma ignore a concorrência. A dica aqui é olhar para elas de diversos ângulos. É simples. Olhe para os pontos fortes, aplique seus eventos e aprenda com os pontos fracos da concorrência para não repetir em seu negócio. Também é importante ficar de olho nas tendências do ano para saber no que apostar.
2. Procure ajuda para abrir uma empresa
Se você não tem ideia de como começar, saiba que é preciso abrir uma empresa para dar os primeiros passos com o seu negócio. Não hesite em buscar ajuda de especialistas para este momento.
É preciso entender que você não irá começar com uma mega produtora se o investimento for baixo. Para casos como este, existe a opção de você ser MEI (Microempreendedor Individual). Muitas pessoas optam pelo MEI por conta do processo burocrático simplificado. Também pode abrir uma micro ou pequena empresa, dependendo da receita bruta anual que você tenha.
Sim, são diversas opções e é necessário muita pesquisa e consultas para encontrar a melhor para o seu negócio de organização e produção de eventos. No site do Sebrae você pode encontrar tudo explicado sobre cada modalidade e escolher a melhor para o seu momento atual.
3. Entenda os gastos que você terá com a sua produtora de eventos
Lembre-se que os gastos da produtora não são apenas aqueles gerados no momento de produzir um evento. Lembre de gastos com água, luz, telefone, internet, aluguel de espaços para trabalhar, transporte etc.
Para manter o ROI (Retorno sobre investimento) da sua empresa no azul, você precisará saber exatamente toda a movimentação de caixa dela. É importante anotar tudo o que entra e sai, então saiba que as planilhas serão suas melhores amigas neste momento. Existem fórmulas em programas de planilhas que podem facilitar e muito esta parte burocrática do seu trabalho.
4. Torne-se um especialista no setor
O que queremos dizer sobre isso? É que, quanto mais qualificado você for na organização e produção de eventos, mais requisitado e bem pago será. Converse com especialistas na áreas de organização e produção de eventos, fique atento às tendências, frequente cursos e palestras voltados para o setor e o mais importante: faça networking.
Quem tem contatos tem tudo, já dizia o ditado. O seu evento será um sucesso se você estiver em contato com outros produtores, patrocinadores, assessores de artistas, fornecedores e muito mais. Manter uma boa relação com todos eles é fundamental para que você não entre no mercado com a imagem “suja”.
Saiba se comunicar, trocar ideias com profissionais do ramo, seja simpático e saiba vender seu peixe. Um ótimo lugar para fazer o networking é em workshops, feiras e eventos voltados para a área de eventos.
5. Crie e fortaleça a sua marca no mercado
Toda empresa precisa ter uma marca, que envolve desde o logotipo, linguagem usada nas comunicações, até toda a identidade visual, incluindo cores e os valores que serão transmitidos. É através da marca que o público cria memórias sobre uma empresa, o que é muito importante para criar autoridade no mercado.
Para ter um bom resultado, é importante contratar os serviços de um designer, que irá colher informações e traduzi-las imagens. Em se tratando de uma produtora, é necessário considerar qual será o foco do negócio, se são eventos corporativos, acadêmicos, voltados para o público jovem etc. A partir disso a marca será construída.
Essa identidade deve estar presente no site corporativo, nas redes sociais, nos brindes e em qualquer outra comunicação da sua produtora de eventos. Quanto mais as pessoas virem a sua marca, mais irão associá-la às suas produções, gerando conexão.
6. Conte com uma boa equipe
É comum que pequenas empresas comecem com pessoal reduzido e o empreendedor acabe realizando diversas funções. Entretanto, conforme o tempo passa, é preciso começar a contratar, e isso deve ser feito de maneira estratégica para formar uma boa equipe.
Em primeiro lugar, é necessário entender exatamente o que está buscando, tanto em relação à função quanto aos valores da empresa. Essas informações devem ser consideradas nas entrevistas para identificar o candidato que mais se encaixa nos requisitos predefinidos.
Acredite, olhar além de formação e experiência na função é fundamental se deseja contar com colaboradores alinhados com os valores do seu empreendimento. E isso se aplica a todas as funções, desde a recepção de convidados até a área administrativa.
Mais um fator de grande importância a se considerar é a capacidade de trabalho em equipe. Quanto mais alinhado o seu pessoal estiver para trabalhar em conjunto, melhor será o desempenho, tanto na preparação quanto na realização dos eventos.
7. Mantenha bons relacionamentos com fornecedores
Bons fornecedores são essenciais para ter uma produtora de eventos de sucesso. Afinal, sem esses parceiros os projetos simplesmente não saem do lugar. Em vez de buscar empresas diferentes a cada projeto, preze por manter relacionamentos longos. Assim poderá chegar a bons acordos e contar com serviços de confiança.
Mais um benefício válido a ser mencionado é que terá mais praticidade ao fechar contratos, já que irá contar com uma boa carteira de fornecedores. Mesmo que certos trâmites sejam fundamentais a cada produção, já irá cortar a etapa do contato inicial, que costuma levar certo tempo.
8. Preze sempre pela organização
Seja para gerenciar as contas e outros detalhes da empresa ou na organização dos eventos em si, preze sempre pela organização. Evite deixar tarefas para a última hora, pois imprevistos podem acontecer, resultando em atrasos.
Quanto mais organizada for a sua produtora em relação à gestão e aos projetos, mais qualidade os eventos terão. Como consequência, os clientes ficarão satisfeitos e contratarão os seus serviços mais vezes.
Usar um sistema de gerenciamento de projetos, como o Trello, por exemplo, ajuda a manter todas as atividades em ordem. Mais uma facilidade de usar esse tipo de plataforma no lugar das antigas agendas de papel é a possibilidade de toda a equipe ter acesso aos dados. Assim, um sabe o que o outro está fazendo.
Conclusão
Um bom profissional do ramo de produção de eventos deve saber desde o começo como se destacar no mercado. Busque verificar qual a demanda de eventos que existem em sua cidade e se a concorrência não é grande.
Se for, use-a como exemplo para aplicar os pontos positivos e não repetir os erros cometidos por ela. Assim, o seu evento terá mais chances de ser um sucesso.
É claro que quem está iniciando não conta com todos os recursos possíveis logo de cara, então recomendamos você anotar todos os gastos que terá com a sua produtora (desde a internet utilizada até o gasto com fornecedores para o evento) para ter controle total do fluxo de caixa.
E não deixe de estudar sempre e se relacionar com aqueles que entendem do assunto. Um bom profissional é aquele que não dorme no ponto e está sempre atento ao que é tendência e sucesso e ao que não funciona.
Esperamos que com essas dicas que te demos, você possa dar os primeiros passos nessa caminhada que, temos certeza, será de grande sucesso! Vamos juntos?
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