Para realizar um evento é preciso ter conhecimento sobre os documentos necessários para que tudo seja feito legalmente. Se você está iniciando nesse mercado e tem dúvidas sobre os trâmites envolvidos, vai gostar do guia completo sobre alvará para eventos que preparamos.
Por mais que, à primeira vista, cuidar de toda a documentação pareça complicado, saiba que seguindo os passos certos é possível realizar tudo de forma simples e sem grandes dificuldades. Continue a leitura e confira tudo o que precisa saber sobre o assunto!
O que é o alvará para eventos?
Todo estabelecimento comercial precisa ter um alvará de funcionamento, que é uma autorização que comprova que o local está de acordo com as normas estabelecidas. No caso dos eventos, os alvarás são temporários, afinal, cada produção é realizada em locais diferentes e possui as suas próprias particularidades.
É muito importante que o responsável pela organização do evento realize todos os trâmites necessários com antecedência. Afinal, os documentos possuem um prazo para serem emitidos pelas autoridades competentes.
No caso de eventos de maior porte, é comum que o alvará demore cerca de 40 dias para ficar pronto. Já nas produções menores, o prazo também é mais curto, girando em torno de 15 dias. Contudo, é preciso consultar a prefeitura da cidade em questão para confirmar os prazos e não correr o risco de precisar adiar o seu evento.
O objetivo do alvará é garantir que os eventos sejam realizados seguindo todas as normas a fim de prezar pela segurança dos participantes e manter a ordem. Por isso, essa autorização é necessária para eventos que irão acontecer tanto em locais públicos quanto privados.
O que acontece se o alvará do evento não ficar pronto?
Para deixar clara a importância do alvará, é válido falarmos sobre o que acontece na falta dele. Se o documento não ficar pronto a tempo ou mesmo não for solicitado às autoridades pelos organizadores, as consequências podem ser bastante negativas.
Em primeiro lugar, pode acontecer de o evento ser cancelado ou mesmo encerrado pouco depois de começar. Já imaginou ter que dispensar os participantes pouco tempo depois de chegarem ao local? Em outros casos, mesmo que o evento aconteça, os organizadores são multados, o que é capaz de comprometer todo o orçamento da produção e gerar grandes prejuízos.
Além das consequências legais, a imagem da empresa organizadora perante o público fica prejudicada. Afinal de contas, não ter a documentação necessária demonstra um grande descuido por parte dos responsáveis.
Por tudo isso, não vale a pena descuidar da parte burocrática envolvida na produção de um evento. De nada adianta contar com um espaço incrível e atrações da mais alta qualidade sem ter o básico. Dessa forma, solicitar toda a documentação necessária com antecedência é fundamental para que tudo aconteça sem intercorrências.
Passo a passo para solicitar alvará para eventos
Embora cada cidade tenha as suas próprias regras sobre alvará para eventos, existem algumas ações que valem para todos os locais. Confira o passo a passo para solicitar a autorização para as suas produções.
1. Identificar o órgão responsável pela emissão do alvará na sua cidade
O primeiro passo é se informar sobre o órgão responsável pela emissão dos alvarás na sua cidade. Em alguns municípios isso é feito na própria prefeitura, já em outros há departamentos específicos para isso.
Mais um detalhe que costuma variar é o nome da autorização. Em São Paulo o documento é chamado Alvará de Autorização para Eventos Temporários, já em Porto Alegre o nome é Licença para Eventos Temporários e em Belo Horizonte Licença de Evento.
2. Verificar a documentação necessária
Depois de identificar o órgão responsável, é preciso entrar em contato para verificar qual é a documentação pedida para fazer a solicitação. Em muitas cidades esse processo pode ser realizado virtualmente, o que torna tudo mais prático.
Peça a lista com todos os documentos que precisa apresentar para solicitar o alvará e pergunte sobre a antecedência necessária. Evite marcar a data do evento sem ter essa informação, afinal, existe um prazo mínimo para que o processo seja concluído.
Geralmente, a lista de documentos solicitados inclui:
- Se o evento for acontecer em um local privado, é pedido o contrato de locação do espaço;
- Comprovação de contrato com uma empresa especializada em segurança de eventos;
- Laudo técnico comprovando a segurança do local;
- Autorização dos bombeiros e da polícia;
- Termo de responsabilidade sobre a organização do evento com os dados preenchidos e assinatura;
- Documentos pessoais do solicitante (RG, CPF, comprovante de residência).
Como mencionado, as regras mudam de acordo com a cidade e com o tipo de evento. Dessa maneira, pode acontecer de um dos documentos citados não serem solicitados ou haver mais itens na lista.
De modo geral, quanto maior é a produção, mais documentos são pedidos. Outras características de eventos que costumam influenciar no processo de alvará é se será aberto a menores de idade, se haverá shows pirotécnicos e outras atrações que possam envolver riscos.
3. Acompanhar o processo
Em muitas cidades, tanto a solicitação quanto o acompanhamento do processo de emissão de alvará para eventos podem ser realizados digitalmente. Assim, é possível verificar se os documentos estão corretos e se os prazos de cada etapa estão sendo seguidos.
É importante verificar periodicamente se o processo está se movimentando para evitar surpresas próximo à data do evento. Caso perceba alguma lentidão não prevista, poderá entrar em contato com o órgão responsável e garantir que terá o documento em mãos no dia certo.
A importância da antecedência para solicitar um alvará para eventos
Antecedência é a palavra-chave quando o assunto é alvará para eventos. Afinal, um imprevisto com uma atração ou fornecedor, por mais que gere problemas, pode ser resolvido contratando alguém para substituir. Já um documento segue processos legais predeterminados e não há como burlar essas regras e encurtar prazos.
Sabemos que o trabalho de um organizador de eventos envolve uma extensa lista de coisas a serem resolvidas. Contudo, a documentação deve estar entre as prioridades. Mesmo que outros detalhes chamem mais a atenção das pessoas, é esse cuidado invisível ao público que permite que tudo aconteça de forma legal e segura.Quer conferir mais dicas de produção de eventos? Navegue pelo Lets.blog e saiba tudo sobre esse mercado!
