Queremos sempre simplificar o trabalho dos produtores de evento, e a nossa famosa lista é uma grande parceira na hora de gerir e controlar os participantes, não é mesmo? E é exatamente por isso que o Lets a aprimorou ainda mais!
Agora, além de gerir todos os participantes e ver informações detalhadas sobre “quem convidou quem”, você pode restringir os acessos. Ou seja, cada um dos seus colaboradores poderá administrar a sua própria lista de convidados, sem visualizar as demais informações do seu evento ou dos outros integrantes da equipe.
Ficou confuso? Então segue com a gente que vamos explicar em detalhes como isso funciona!
Use a Lista de forma estratégica para conseguir as informações que você precisa
Criar a lista continua simples e rápido. Você encontra essa opção no Menu do canto esquerdo e pode utilizá-la para:
- Controlar o trabalho de promoters;
- Gerenciar aniversariantes e seus convidados;
- Oferecer cortesias para parceiros;
- Dentre outros.
Até aí sem surpresas, não é verdade?
Ao iniciar a criação da sua lista você define primeiro o nome que dará a ela e determina algumas condições, como:
- Ela será pública (qualquer pessoa que tem acesso à página do evento pode participar) ou privada (apenas quem tiver o link de participação consegue acessar)?
- Possui limite de participantes?
- Os participantes podem ou não ter convidados adicionais?
- Há um limite de convidados adicionais por participante?
- Quando a lista será encerrada?
- Há Termos e Condições para participar dessa lista?
A novidade é que agora, na parte inferior, você vai ter acesso a opção “Incluir convidados adicionais somente através do link (O participante não pode incluir convidados adicionais manualmente, ele precisará compartilhar um link). ”
E o que isso significa?
Vamos visualizar os dois cenários:
SEM SELECIONAR A OPÇÃO – “Incluir convidados adicionais somente através do link”
Ao compartilhar o link da lista, o participante poderá incluir o seu nome e de seus convidados adicionais, sendo:
- Manualmente – digitando cada nome;
- Copiando e colando – aqueles nomes recebidos no facebook, WhatsApp, e-mail, dentre outros;
- Através de um link – ATENÇÃO – o link disponibilizado não é o mesmo que você recebeu. Ele irá vincular os participantes ao seu nome. Ou seja, quem colocar o nome na situação abaixo será considerado um convidado da Laura Linhares.
SELECIONANDO A OPÇÃO – “Incluir convidados adicionais somente através do link”
Ao selecionar este box no momento da criação da sua lista, você impede que o participante inclua convidados adicionais manualmente. Ele precisará compartilhar um link.
Repare que a opção de adicionar os nomes dos convidados não aparece mais.
E qual é o benefício disso?
Ao trabalhar apenas com convites por link, você exige que cada convidado faça um login na plataforma. Isso significa que, todo mundo que quiser participar de uma lista precisará criar um login e preencher um formulário de participação.
Esses dados serão armazenados no seu banco de dados e podem ser utilizados posteriormente para geração de relatórios, análise do perfil do seu público e para ações de marketing mais assertivas.
Quando é interessante utilizar essa opção?
Imagine que você é proprietário de uma casa noturna. Lá, os aniversariantes do mês ganham a entrada a um evento e um brinde (balde de cerveja, bolo ou copo personalizado) e que os seus convidados ganham um desconto especial.
Não param de chegar listas via WhatsApp, Facebook, E-mail e por Telefone. Um verdadeiro caos na hora de organizar tudo isso. E para piorar, tem sempre aquela pessoa que envia o nome ou a lista na última hora não é mesmo?
Para não sobrecarregar a sua equipe, basta criar uma lista no Lets com data e hora para encerramento e selecionar no momento de criação a opção “Incluir convidados adicionais somente através do link”.
Além disso, você pode coletar dados sobre os participantes com os nossos Formulários de Participação. Dentro dessa funcionalidade, você pode selecionar várias opções de Informações do Participantes. Aproveite e faça as perguntas que achar relevante sobre TODOS os frequentadores da casa, como:
- Perfil básico (nome, sobrenome, e-mail)
- Telefone;
- Gênero
- Data de Nascimento;
- Dentre outras.
Mas tem uma informação importante que é: qual benefício o aniversariante vai querer ganhar? Ele precisa definir entre o copo personalizado, o bolo e o balde de cerveja. E você precisa dessa resposta o quanto antes para poder se organizar, certo?
Para isso, na mesma lista, em Formulários de participação> Perguntas Personalizadas, você pode criar uma pergunta destinada apenas aos aniversariantes sobre qual dos 3 benefícios eles preferem receber. Veja na imagem abaixo:
Pronto, a lista está criada! Mas como ela funciona?
O link obtido na sua página de administrador dá acesso a todas as perguntas configuradas nos itens Informação dos Participantes e Perguntas Personalizadas. Sendo assim, este link é destinado somente aos aniversariantes. Você não vai querer distribuir bolos, cervejas e copos para todo mundo, não é mesmo?
Ao mandar o link para os aniversariantes, eles irão fazer um login na plataforma e responder a todas as perguntas do formulário.
Logo após, eles verão a opção Adicionar (para que os aniversariantes adicionem os próprios convidados). Ao clicar, é gerado um novo link na tela para que possam copiar e compartilhar com aqueles que desejam convidar para o evento.
Esse segundo link dá acesso a lista, mas possui apenas as perguntas geradas no item Informação dos Participantes, que destina-se aos frequentadores em geral.
Também na página que dá acesso ao link de compartilhamento, é possível administrar os participantes. Lá é permitido:
- Acompanhar quantas pessoas entraram naquela lista;
- Excluir nomes;
- Acompanhar em tempo real o check-in.
Tudo para que os próprios aniversariantes possam fazer a gestão de suas listas, sem precisar entrar em contato com a produção constantemente.
OUTRAS SITUAÇÕES EM QUE PODEMOS UTILIZAR O LINK
Não só de aniversários vive uma casa noturna, festas e eventos. Por isso, as listas podem ser utilizadas em outras situações e produções.
A opção “Incluir convidados adicionais somente através do link”, por exemplo, pode simplificar muito a gestão de convidados de:
- Promoters;
- Banda (ou atrações do evento);
- Patrocinadores;
- Influenciadores Digitais;
- E muito mais.
Além de trazer mais objetividade relacionada a quais informações você realmente vai utilizar, ainda garante que os convidados só possam participar de uma única lista dentro de um mesmo evento, pois, para que seja confirmada a participação em lista, é necessário que seja efetuado um login no Lets.
Chega de nomes chegando em cima da hora, cancelamentos de participações e uma mesma pessoa em várias listas!
Tenha acesso a todas as listas dentro do seu evento e dê autonomia para que os seus próprios convidados façam a gestão dos nomes.
E aí, gostou das novidades? Então entre no Lets.events para conferir na prática como a Lista pode ajudar e simplificar a organização do seu evento!
Se tiver qualquer dúvida basta entrar em contato através do Chat Online, ou clicar aqui para falar com um dos nossos especialistas em eventos. E aí, Lets.Go?
