A feira de negócios é um formato de bastante sucesso no setor de eventos. Trata-se de uma produção que reúne empresários e profissionais com interesses em comum e pode ter diferentes objetivos.
Durante esse tipo de evento são divulgadas empresas, produtos e serviços, abrindo portas para diversas oportunidades. Na ocasião, os participantes podem conhecer novos fornecedores, conquistar clientes e selar outros tipos de parcerias.
Continue lendo para saber mais sobre o assunto e conferir dicas de como organizar uma feira de negócios de sucesso. Vamos lá?
O que é uma feira de negócios?
Antes do passo a passo, é válido explicarmos o que caracteriza uma feira de negócios: evento em que empresas e profissionais se reúnem para promover seus produtos e serviços, estabelecer novos contatos comerciais e acompanhar diversos tipos de apresentação.
Essas feiras geralmente ocorrem em espaços fechados, como centros de convenções, e atraem visitantes interessados em fazer negócios, como compradores, investidores, fornecedores e outros profissionais do segmento em questão.
Podemos usar como exemplo uma feira com o tema casamentos. Nela, diversos fornecedores de produtos e serviços relacionados montam estandes para se apresentar ao público. Nesse caso, os participantes costumam ser cerimonialistas, assessores e outros empresários relacionados.
Através dos contatos feitos no evento, os cerimonialistas terão mais opções para oferecer aos seus clientes. Já os fornecedores, por sua vez, irão se tornar mais conhecidos no mercado e ampliar a sua cartela de clientes.
8 Passos para produzir uma feira de negócios de sucesso
Veja a seguir quais são os principais passos para produzir uma feira de negócios que encante os participantes e renda muitas oportunidades a eles. Assim, seu projeto se tornará referência no setor, podendo até ganhar edições periódicas.
1. Defina o objetivo e o público-alvo da feira
O objetivo deve ser sempre a primeira decisão tomada por um organizador de eventos. Afinal, é a partir dessa informação que os demais passos poderão ser planejados estrategicamente.
A partir do objetivo da feira de negócios é possível definir:
- Público-alvo para o qual o evento se destina;
- Direção estratégica para se concentrar nas tarefas mais importantes;
- Comunicação direcionada para o público-alvo, garantindo a clareza na transmissão das informações;
- Facilidade para definir metas e, posteriormente, medir os resultados;
- Alocação adequada dos recursos.
2. Escolha uma data e local adequados
A data e o local de eventos em geral são cruciais para o seu sucesso. Em se tratando de uma feira de negócios, o local ocupa uma importância ainda mais significativa, por conta da maior necessidade de espaço.
Tomar decisões relacionadas a esses dois pontos é como montar um quebra-cabeças, pois ambos precisam se encaixar. O local precisa estar disponível para locação na data, que, por sua vez, não deve competir com outro evento voltado para o mesmo público.
3. Crie um orçamento e identifique fontes de financiamento
A definição do orçamento de um evento logo no início é essencial para:
- Ter um bom planejamento financeiro para garantir recursos suficientes para cobrir todas as despesas;
- Controlar os gastos do evento e evitar excessos;
- Tomar decisões com embasamento sobre quais aspectos do evento são prioridades e quais podem ser cortados, se necessário;
- Alocar recursos de maneira eficiente e equilibrada para diferentes aspectos da produção;
- Manter a transparência financeira e evitar questões futuras sobre a gestão de recursos.
4. Convide empresas para serem expositoras
Conforme explicamos, em uma feira de negócios várias empresas se apresentam aos participantes em estandes. Para que o seu evento seja um sucesso é necessário contar com expositores de qualidade e com expertise no segmento.
Para realizar a seleção, faça uma busca das empresas de maior destaque no setor relacionado ao tema da sua produção. Busque também empreendimentos menores com potencial, assim poderá revelar talentos e proporcionar novidades ao público.
Ao fazer o convite, apresente dados sobre o evento, como o público estimado, as atrações, o destaque na mídia e as oportunidades de negócio.
5. Forneça suporte aos expositores antes e durante o evento
Com a seleção de expositores concluída, é importante fornecer suporte a eles quanto à preparação para o dia da feira. Primeiramente, mantenha-os informados sobre todos os detalhes do evento, como os prazos, a logística e regras para a participação.
Inclusive, vale dar uma atenção especial aos aspectos técnicos, como medidas dos estandes, voltagem das tomadas elétricas, além dos itens que poderão ou não ser levados. Mantenha um canal de comunicação facilitado no qual eles possam tirar dúvidas e obter respostas rapidamente.
6. Programe atividades que complementem a feira
Uma feira de negócios não é formada apenas por estandes. Para tornar a produção mais interessante é preciso programar atividades complementares, como palestras, bate-papos, debates e até mesmo shows musicais.
Mais do que oferecer oportunidades de negócios, sua produção deve ser uma experiência agradável e memorável para o público.
7. Busque fornecedores de qualidade e confiança
Assim como os expositores, os fornecedores também possuem uma importância estratégica para o sucesso de uma feira de negócios. É preciso lembrar que o público será formado em sua maioria por empresários, que geralmente são pessoas mais exigentes.
O ideal é manter bons relacionamentos com fornecedores ao longo do tempo para garantir boas parcerias em todos os projetos que realizar. Entretanto, se estiver começando a trabalhar na área, faça pesquisas online e peça indicações a amigos.
8. Avalie o sucesso do evento e identifique pontos de melhoria
O trabalho relacionado a uma feira de negócios não termina após a sua realização. Se deseja produzir eventos cada vez melhores é preciso trabalhar nisso e uma das primeiras atitudes a se tomar é a avaliação dos resultados.
Analise números, faça pesquisas com participantes, expositores e patrocinadores. Assim, terá muitos dados para estudar e identificar os pontos fortes do projeto e outros que podem ser melhorados.
A partir dessas informações, você poderá ter insights para os próximos trabalhos, trilhando um caminho crescente de sucesso.
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