Quem lida com produção de eventos sabe que é preciso ter jogo de cintura para desempenhar as diversas funções que a profissão exige. O trabalho começa muito antes do evento propriamente dito, afinal é necessário fazer um bom planejamento e organizar tudo em seus mínimos detalhes.
Por causa disso, é fundamental estar atento a cada etapa da organização para não deixar nada passar despercebido. Do contrário, seu trabalho está sujeito a sofrer com problemas que podem comprometer o andamento do processo.
Se você quer saber quais são os passos essenciais que devem ser seguidos para fazer uma boa produção de eventos, confira abaixo as 5 dicas que nós listamos:
1. Escolha a data ideal
Quando se dá início ao processo de organização, um dos primeiros passos deve ser escolher a data de realização do evento. Esse dia vai servir como norteador para estabelecer um cronograma para finalizar as tarefas necessárias, por isso sua grande importância.
Para escolher o melhor dia, leve em considerações questões como o tempo disponível para produzir e divulgar o evento e a disponibilidade do espaço que será reservado. Em outras palavras, é necessário ter segurança sobre a viabilidade de finalizar a produção até a data marcada.
2. Conheça seu público-alvo
Outro aspecto que precisa ser pensado é para quem você está produzindo o evento. Dessa forma, você tem condições de pensar a estrutura física e a divulgação de modo que se possa atender da melhor maneira possível ao seu público-alvo.
Para tanto, leve em consideração o direcionamento da produção. Um show de rock, por exemplo, tem um público totalmente diferente de um concerto de orquestra sinfônica. Seguindo essa dica, você vai adequar toda a produção ao público, garantindo mais eficiência para alcançá-lo.
3. Faça um bom planejamento prévio
O planejamento é um dos aspectos mais importantes de uma produção. É ele que vai definir as estratégias da organização, estabelecendo os objetivos do evento, o cronograma de cada etapa, distribuindo as tarefas entre os integrantes da equipe e limitando o orçamento.
Sabendo disso, não abra mão de fazer uma reunião de planejamento com todo o pessoal da organização assim que der o pontapé inicial. Dessa maneira, você garante uma orientação mais clara em direção aos objetivos principais.
4. Conte com bons fornecedores
Os fornecedores serão seus principais parceiros na organização do evento, já que ficam responsáveis por questões de grande importância, como segurança, estrutura, decoração, buffet e limpeza.
Qualquer falha nessa cadeia pode resultar em problemas difíceis de lidar. É fundamental contar com profissionais e empresas responsáveis, que estão comprometidos com sua produção e que prestam serviços de qualidade.
5. Faça uma divulgação eficiente
É por meio da divulgação que as pessoas devem entrar em contato com seu evento. Por isso, invista em uma publicidade atraente, bem direcionada para o seu público-alvo, adequando a ele sua linguagem e sua comunicação visual.
Além disso, escolha os canais mais indicados para alcançar a audiência que você deseja. Para uma produção direcionada aos jovens, prefira as redes sociais. No caso de um evento corporativo direcionado aos funcionários de uma empresa, o e-mail marketing é o mais adequado.
Agora que você já sabe quais são as dicas essenciais para uma organização de sucesso, fique por dentro de nossas dicas para otimizar sua produção de eventos. Basta seguir nossas páginas no Facebook, Twitter e Instagram.
