Você já pensou em contratar uma assessoria de eventos para te ajudar na organização dos seus projetos? Saiba que esse investimento pode trazer retornos bastante positivos, pois permite que se dedique a atividades mais estratégicas, deixando funções burocráticas para o assessor.
Quer entender melhor sobre as vantagens da assessoria de eventos? Siga a leitura e confira!
O que é a assessoria de eventos?
Assessoria de eventos é um profissional ou equipe que cuida de uma série de detalhes da produção, como entrar em contato com fornecedores, verificar contratos, gerenciar o staff e assim por diante.
Essas funções são tradicionalmente do organizador, entretanto, a assessoria facilita os processos. Dessa maneira, o trabalho pode ser realizado em conjunto, aumentando a qualidade e a eficiência.
O assessor pode realizar atividades burocráticas, como solicitar orçamentos de fornecedores, agendar reuniões, analisar os contratos e garantir que todos os prazos sejam cumpridos. Enquanto isso, o organizador pode gerenciar a produção de forma mais ampla, sem se ocupar com questões menores.
Qual é a importância da assessoria de eventos?
Contratar uma assessoria de eventos significa contar com profissionais especializados nessa função. São pessoas que já possuem contatos com diferentes fornecedores e são experts em organização e cumprimento de prazos.
É um investimento que vale a pena para a realização de eventos maiores, que contam com muitos detalhes. Assim, em vez de centralizar e correr o risco de não conseguir se dedicar a tudo, irá delegar para profissionais que entendem do assunto.
É uma escolha que tem custos, mas que pode trazer retornos significativos. Afinal, todo o tempo que sobrar da sua rotina como organizador de eventos poderá ser usado para pensar em áreas estratégicas do projeto.
Em que situações a assessoria de eventos é indicada?
De maneira geral, a assessoria de eventos é indicada para qualquer produção, seja privada ou aberta ao público. Em casamentos, por exemplo, tem se tornado cada vez mais comum que os noivos contratem assessores para ajudá-los a resolver todos os detalhes da cerimônia e da festa.
Em se tratando de eventos abertos ao público e com venda de ingressos, o serviço é útil especialmente em produções com muitos detalhes, como é o caso de workshops, cursos, seminários. Afinal de contas, além das apresentações de especialistas, há coffee break e outros detalhes fundamentais que precisam ser planejados com atenção.
Uma situação em que a assessoria se mostra válida é no caso de organizadores iniciantes que não possuem tanta experiência e nem uma equipe própria. Com isso, a terceirização é uma forma de otimizar os custos, contando com profissionais experientes ao longo do planejamento e execução do projeto.
Quais são as vantagens da assessoria de eventos?
Veja, a seguir, alguns tópicos que mostram as principais vantagens de contratar uma assessoria de eventos.
Gestão mais eficiente e produtiva
Um organizador de eventos lida com diversas áreas e dificilmente conseguirá realizar todas as tarefas com a mesma dedicação. Com a assessoria você tem a certeza de delegar uma fatia dessas funções para especialistas.
Dessa forma, a tranquilidade de contar com uma equipe especializada, permitirá que se dedique ainda mais às obrigações que ficarem sob sua responsabilidade. Como resultado, seu evento terá uma gestão mais eficiente e produtiva.
Acesso aos melhores fornecedores
Assessores de eventos possuem, além de experiência, muitos contatos com fornecedores. Então, todo o trabalho que você, organizador, teria para buscar os melhores parceiros, será poupado tendo a assessoria como ponte.
Além de qualidade, esse relacionamento entre assessor e fornecedores também pode proporcionar preços mais interessantes e melhores condições de pagamento. Sem contar no fato de que irá reduzir os riscos de ter problemas com essas empresas.
Negociações realizadas por quem entende do assunto
Por mais que a negociação seja parte do trabalho de organizadores de eventos, os assessores possuem uma ampla experiência nessa função, pois é a base da sua atividade. Além de bons relacionamentos com fornecedores, muitos têm uma carteira de empresas parceiras, o que os permite negociar de forma ainda melhor.
Expertise para coordenar equipes
O trabalho dos assessores de eventos está bastante ligado à gestão de pessoas, o que é essencial para que toda a equipe trabalhe de forma coesa e engajada. O organizador, por acumular muitas funções, pode acabar deixando de dar o suporte que o time precisa.
Com a assessoria você tem a tranquilidade de saber que a equipe está sendo muito bem coordenada. Esse fator certamente fará uma grande diferença no desempenho de cada colaborador e, consequentemente, nos resultados alcançados pelo grupo.
Mais facilidade para lidar com problemas e imprevistos
Assessores de eventos experientes já enfrentaram as mais diversas situações e, por isso, possuem uma ampla bagagem que os permite ter mais facilidade para lidar com problemas. Eles conhecem o caminho das pedras e sabem o que fazer frente aos imprevistos.
Redução de custos
Para quem pensa que a contratação de uma assessoria de eventos irá gerar um custo extra que não se justifica, saiba que pode acontecer exatamente o contrário. A expertise, os contatos com fornecedores e a facilidade para gerir pessoas pode fazer com que se alcance uma redução de custos e maximização dos ganhos.
Dicas para contratar uma boa assessoria de eventos
Está convencido de que a assessoria de eventos é um investimento que vale a pena? Confira algumas dicas de como contratar um serviço de qualidade e que realmente faça a diferença na sua produção.
Pesquise assessorias de eventos de sua cidade
Faça uma pesquisa online e liste todas as assessorias de eventos da sua cidade. Nesse primeiro momento, a ideia é realmente encontrar nomes.
Veja comentários de clientes
Em seguida, é necessário buscar comentários de clientes a respeito da empresa de assessoria. Veja nas redes sociais e faça buscas no Google com o nome do empreendimento.
Converse com organizadores que já contrataram essas empresas
Peça para que organizadores que já contrataram essas assessorias falem sobre a experiência que tiveram. Buscar referência é sempre uma boa maneira de conhecer melhor uma empresa.
Verifique a disponibilidade do profissional
Ao entrar em contato para agendar uma reunião inicial você poderá verificar a disponibilidade do profissional. Atente-se à comunicação, pontualidade e outros aspectos que julgar necessários.
Viu só como uma assessoria de eventos pode fazer a diferença em seus projetos? Se bem planejado, é um investimento capaz de trazer retornos bastante positivos.
