Organizar eventos de qualquer tipo envolve uma série de ações importantes para obter bons resultados. Quando se trata de produções acadêmicas, há ainda mais responsabilidades envolvidas. Para organizar um congresso de sucesso é preciso se atentar para que o conteúdo apresentado seja realmente de qualidade.
Afinal de contas, estamos falando de um tipo de evento voltado para pessoas que estudam e pesquisam os temas abordados. Assim, formam um público mais exigente, que saberá identificar a expertise dos palestrantes, entre outros detalhes.
Confira, a seguir, as dicas que preparamos para te ajudar a organizar um congresso de sucesso e que seja memorável para os participantes. Lets!
O que é um congresso?
Antes de irmos para as dicas, é importante falarmos sobre o que exatamente caracteriza um congresso.
Um congresso é um tipo de evento em que pessoas com um mesmo interesse discutem um tema central e o abordam sob diferentes perspectivas. Em um congresso de literatura brasileira, por exemplo, podem ser apresentadas pesquisas sobre autores com recortes em relação ao estilo, época etc.
Essas produções podem ser voltadas para profissionais já graduados e em atuação ou para estudantes. As atividades que compõem um congresso dão bastante liberdade para que o formato seja explorado de diversas formas.
Ao longo do evento podem ser realizadas palestras, debates, mesas-redondas, minicursos, apresentação de trabalhos acadêmicos e exposições de resultados de pesquisa. Através desses recursos é possível realizar congressos com apresentações diversificadas, enriquecendo a experiência.
As pessoas costumam ir a congressos com alguns objetivos em mente. O primeiro deles é adquirir conhecimento e participar de discussões sobre uma área do seu interesse. Além disso, elas vão em busca de compartilhar as suas pesquisas e, claro, fazer networking, que é sempre bom em qualquer carreira.
8 Passos para organizar um congresso de sucesso
Agora que já ficou claro o que é um congresso, confira as dicas que preparamos para que a sua produção seja um grande sucesso. Vamos começar?
1. Crie um planejamento completo com todas as ações que precisa realizar
Todo projeto deve começar com um planejamento e é a partir dele que as ações são realizadas. Então, inicie com esse passo, definindo qual será o tema do evento e outros detalhes importantes da produção.
Você costuma fazer checklists ao organizar eventos? Se ainda não tem esse hábito, saiba que se trata de uma forma simples de ganhar mais eficiência. Após concluir o planejamento, crie listas com as tarefas que deve cumprir em cada etapa, assim ficará mais simples acompanhar a evolução e evitará se perder.
2. Identifique o público-alvo
Identificar o público-alvo de um evento é essencial, pois somente depois disso poderá traçar estratégias que sejam verdadeiramente eficazes. O perfil dos participantes irá determinar uma série de detalhes, tanto da produção em si quanto da identidade visual e formas de divulgação.
3. Defina o orçamento
O orçamento é uma etapa de grande importância para realizar um congresso de sucesso. Essa informação irá nortear decisões, como a escolha de fornecedores, o valor dos ingressos, o tamanho da equipe, do espaço em que o evento irá acontecer, entre outros aspectos.
Quando se trata de finanças, sempre vale a pena manter uma margem mais baixa e destinar uma quantia para imprevistos. Assim, se algo acontecer você poderá resolver com tranquilidade e sem prejudicar a lucratividade da produção.
4. Busque patrocinadores que façam sentido
Os patrocinadores são elementos fundamentais na produção de um congresso de sucesso. O apoio deles torna o evento ainda mais bem produzido. Em troca, as empresas recebem visibilidade perante um público que pode vir a se interessar pelos seus produtos ou serviços.
Para eventos acadêmicos, como no caso do congresso, é importante que essas parcerias façam sentido. Editoras de livros, universidades e instituições de pesquisa são exemplos de patrocínios adequados para esse tipo de produção.
5. Selecione os profissionais que irão se apresentar
Os palestrantes de um congresso exercem um papel fundamental para o sucesso do evento. Afinal, eles serão atrações de peso que poderão influenciar na decisão das pessoas de participarem.
Para fazer a seleção, é interessante contar com a consultoria de um especialista na área, caso você não seja. Assim, essa pessoa poderá indicar nomes que façam sentido e, claro, sejam possíveis de contar na ocasião.
6. Incentive os participantes a submeterem seus trabalhos
Além das palestras de especialistas, a apresentação de projetos de pesquisa costuma fazer parte de congressos. Essa é uma maneira interessante de trazer diferentes perspectivas sobre o tema e incentivar os pesquisadores.
Para que isso seja possível, é preciso incentivar os participantes a submeterem seus trabalhos. Assim, será feita uma seleção e os melhores poderão expor suas pesquisas no dia do evento.
7. Conte com um espaço que comporte a produção
A escolha do espaço é mais um detalhe que faz toda a diferença em um congresso. É necessário que o local comporte confortavelmente o número de participantes. Isso significa não ser um ambiente muito apertado e nem amplo demais, pois poderá passar a sensação de que poucos se interessaram em ir, mesmo que não seja esse o caso.
Vale lembrar que os congressos também podem ser transmitidos virtualmente, alcançando um público ainda maior. Se optar pelo formato híbrido, lembre-se de considerar isso ao escolher o local, para que conte com a estrutura necessária para uma transmissão de qualidade.
8. Defina o cronograma das atividades
Como foi possível ver, congressos são formados por várias atividades. Dessa forma, é necessário definir um cronograma para as pessoas se organizarem e acompanharem as apresentações que julgarem mais interessantes.
Dica extra: emita certificados aos participantes
Por se tratar de um tipo de evento voltado para estudantes e pesquisadores, é importante emitir certificados aos participantes. Em muitas instituições, como faculdades e universidades, a participação em congressos é contabilizada como parte da carga horária de atividades complementares de seus cursos.
A emissão poderá ser digital, assim como o envio, que deverá ser feito por e-mail até no máximo uma ou duas semanas após o evento.
Gostou das dicas para organizar um congresso de sucesso? Navegue pelo Lets.blog para conferir mais conteúdos informativos e dicas sobre o setor de eventos!
