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LGPD de fornecedores: maneiras de reduzir os riscos na sua empresa

Toda empresa deve se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais para lidar corretamente com informações de terceiros. Na postagem de hoje vamos falar especificamente sobre a LGPD de fornecedores dos seus eventos.

Afinal, além de seguir corretamente a lei, é preciso verificar se os seus parceiros de negócios têm os mesmos cuidados. Rever contratos e inserir menções à LGPD é extremamente importante para evitar problemas e manter relacionamentos mais transparentes com as empresas e os participantes dos eventos.

Vamos entender melhor o que é a LGPD e como ela se aplica aos fornecedores? Boa leitura!

O que é LGPD e como se aplica aos eventos?

Em 2018 foi sancionada a LGPD no Brasil e os dois anos seguintes foram de adaptação pelas empresas. Em 2020 a lei passou, de fato, a valer e a partir de 2021 as penalidades começaram a ser aplicadas.

O objetivo da LGPD é regular a forma como as empresas coletam, armazenam, tratam e compartilham os dados de pessoas físicas. Afinal, são informações pertencentes a cada indivíduo e precisam ser gerenciadas com responsabilidade.

São exemplos de dados pessoais: RG, CPF, local e data de nascimento, telefone, endereço, informações bancárias, gênero, renda, entre outros. Cada indivíduo deve consentir que empresas tenham posse deles e os gerenciem.

Um ponto bastante importante da lei está relacionado a dados sensíveis. Eles se referem a qualquer tipo de informação que pode ser usada para a discriminação de pessoas. São exemplos: orientação sexual, ideologias, religião, doenças etc.

As sanções previstas pela LGPD para as empresas que não tratarem corretamente os dados dos seus clientes podem variar de advertências a multas. O valor da multa pode chegar a 50 milhões de reais, dependendo do caso.

Na realização de eventos é comum colher dados dos participantes. Por isso, é necessário que os organizadores conheçam e considerem a lei em seus processos. Isso ajudará a evitar problemas relacionados ao vazamento de dados e outras situações capazes de comprometer a credibilidade das produções.

LGPD de fornecedores: entenda essa relação

Os fornecedores são elementos importantes para a realização de um evento. Afinal, são eles que oferecem diversos recursos para a produção, como: som, iluminação, decoração, móveis, mesas, cadeiras etc.

Existem situações em que os fornecedores precisam ter acesso aos dados dos participantes. Isso se aplica à plataforma de venda de ingressos e outros possíveis parceiros, como empresas de transporte, hotéis e outros.

Imagine que a sua empresa esteja tratando os dados pessoais do público de forma totalmente responsável e dentro das determinações da LGPD. No entanto, os parceiros não têm esse mesmo cuidado, isso também pode gerar implicações para o seu negócio.

Em uma situação de vazamento de informações, os fornecedores têm responsabilidade solidária juntamente com o organizador do evento. Por essa razão, ter parceiros que gerenciam dados de acordo com a lei é essencial.

Inclusive, caso ocorra um vazamento, o fato da sua empresa contar com fornecedores em conformidade com a LGPD pode ajudar a reduzir a condenação. Da mesma forma que parceiros que não seguem a legislação podem agravar a condenação.

7 Cuidados com a LGPD de fornecedores

Como foi possível ver, ter atenção em relação à LGPD de fornecedores é muito importante para tratar corretamente os dados dos participantes e evitar penalizações. Veja algumas dicas para reduzir os riscos de vazamento de dados em relação aos parceiros da produção.

1. Verificar os contatos com fornecedores

É comum que organizadores de eventos mantenham contratos de longo prazo com fornecedores. Se esse é o seu caso, verifique esses contratos já existentes. Observe se há alguma menção à proteção de dados dos participantes.

Se não houver, entre em contato com as empresas parceiras e proponha alterações no contrato. Se os fornecedores ainda não estiverem em conformidade com a LGPD, explique sobre o assunto. Lembre-se também de considerar isso ao firmar novas parcerias.

2. Verificar processos internos relacionados a dados pessoais

Verifique todos os processos internos da sua empresa relacionados a dados pessoais. Atualmente há algum risco de vazamento dessas informações? Os sistemas usados são seguros?

3. Substituição de fornecedores que não se adequaram à LGPD

Se algum fornecedor se recusar a realizar alterações no contrato e se adequar à LGPD, o melhor a fazer é substituí-lo. Mesmo que seja uma empresa que forneça materiais ou serviços de qualidade, é preciso pensar nas consequências de manter uma relação sem conformidade com a lei.

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Além de seguir corretamente a lei, é preciso verificar se os seus parceiros de negócios têm os mesmos cuidados.

4. Deixe claro aos participantes como os dados deles serão usados

Uma das determinações da LGPD é que os proprietários dos dados, ou seja, as pessoas às quais eles se referem, devem saber exatamente como suas informações serão usadas. Elas devem consentir o tratamento e compartilhamento dos dados, se houver.

No ato da compra dos ingressos é preciso incluir um termo em que os participantes do evento poderão ler todas as informações relacionadas. Então, deverão selecionar se concordam ou não para dar prosseguimento ao processo.

5. Mantenha uma relação transparente com fornecedores

Os fornecedores são muito mais do que empresas que fornecem produtos e serviços para os seus eventos. Essas companhias são grandes parceiros, tanto que, em uma eventual acusação de não conformidade com a LGPD, responderão solidariamente com seu empreendimento. Portanto, a relação deve ser de muita transparência e confiança.

6. Treine sua equipe

Treinar a equipe e informá-la sobre a LGPD e suas determinações é mais uma ação necessária. Afinal, além dos cuidados com os processos da empresa, os colaboradores também poderão realizar procedimentos envolvendo a LGPD e os fornecedores. Então todos devem estar cientes.

7. Conte com o suporte de um especialista em LGPD

Por fim, como a LGPD é uma lei, pode ter detalhes mais complexos e, com isso, gerar dúvidas. Nesse sentido, é importante contar com o suporte de um especialista no assunto, como um advogado ou profissional de segurança da informação. Essa consultoria irá ajudar a garantir que os contratos com fornecedores e processos internos estão de acordo com a legislação.

Sua empresa já está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais? Aproveite para conferir outro conteúdo do Lets.blog em que falamos da LGPD de maneira mais detalhada e toque aqui e confira mais artigos sobre organização e gestão de eventos no Blog da Let’s!

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