A organização de um evento demanda atenção a diferentes tópicos, como definição do público-alvo, orçamento, cronograma, fornecedores, entre outros. Para garantir que a execução de cada etapa aconteça como deve, é importante contar com um projeto completo antes de iniciar a organização.
Continue a leitura para saber mais!
A importância de ter um projeto completo
Um evento, independentemente do porte, possui diferentes etapas de execução e uma série de detalhes que precisam ser observados. Dessa forma, o projeto completo é uma ferramenta fundamental para organizar um evento. A partir dele, é possível saber quais passos precisam ser dados e quais eventuais pendências podem surgir.
O projeto do evento funciona como um guia que te ajudará a não se esquecer de nenhum detalhe, nem dos menores. É uma maneira de garantir os melhores resultados e a satisfação completa do público-alvo. Para entender melhor o papel do projeto, é interessante saber como ele é feito.
Projeto completo para organizar um evento: o que precisa ter?
Anteriormente explicamos a importância de fazer um projeto completo antes de organizar um evento. A seguir apresentaremos os tópicos que são contemplados nesse projeto, assim ficará mais fácil entender a sua relevância para uma boa execução.
1. Definição do objetivo do evento
Conhecer exatamente o objetivo do evento é importante para direcioná-lo ao público-alvo correto. Ter esse tópico definido no projeto ajudará a orientar a equipe como um todo. Os objetivos de um evento podem ser:
- Lançamento de um novo produto;
- Estreitamento de relação com os clientes;
- Reforço da imagem da empresa;
- Comemoração de uma data;
- Celebração do início de um projeto, entre outros.
2. Definição do público-alvo do evento
Conhecendo o objetivo do evento, torna-se mais simples definir o público que deverá ser impactado por ele. Esse é um tópico crucial para garantir o sucesso da produção, pois garantirá que o investimento terá retorno.
A definição do público-alvo permite direcionar outras etapas da organização, como:
- Estratégia de divulgação do evento;
- Canais de comunicação;
- Formato do evento;
- Dia de realização;
- Localização, entre outros.
Desenvolver um projeto completo antes de iniciar a organização permite ter uma visão mais clara dos seus objetivos. Assim, é mais simples identificar quais são os grupos que devem ser impactados.
Com essa informação, faça uma análise do perfil do público para definir estratégias com potencial de sucesso.
3. Definição da melhor data para o evento
Sabendo qual é o público-alvo do evento fica mais simples definir uma data. O dia escolhido deve estar de acordo com as necessidades desse público para evitar a não-adesão.
Eventos de entretenimento precisam ser organizados, preferencialmente, em feriados prolongados ou finais de semana. Eventos corporativos, por sua vez, devem ser pensados para dias de semana.
Cada evento tem suas próprias demandas que devem ser observadas durante a organização do projeto.
4. Definição do local do evento
O local do evento deve ser escolhido observando o objetivo e o público-alvo. Por isso, a organização sem um projeto dificulta as chances de acerto. Caso o local escolhido seja de difícil acesso para o público, a adesão poderá ser abaixo do esperado.
Confira a seguir o que considerar para essa escolha:
- Quantidade esperada de pessoas;
- Acessibilidade do local;
- Perfil do público-alvo;
- Rotas para chegar ao local;
- Disponibilidade de estacionamento;
- Transporte público;
- Capacidade do espaço;
- Segurança;
- Disponibilidade de lanchonetes e afins (caso seu evento não tenha área de alimentação).
5. Definição de um cronograma
O cronograma é um dos itens mais importantes de um projeto, pois permite programar todas as etapas e atrações. Mais do que definir a data do evento, é determinante ter uma lista com:
- Horário de início e término do evento;
- Horário do credenciamento;
- Horário de cada palestrante ou apresentação;
- Horário de sorteios (quando houver);
- Pausa para almoço ou coffee break, entre outros.
A definição de horários é essencial tanto para o organizador do evento quanto para os participantes.
6. Definição do orçamento
Ter um projeto completo do seu evento permite entender qual é o orçamento necessário. A partir desse estudo preliminar, é possível determinar se há a disponibilidade do valor ou se é preciso fazer algumas adaptações.
Alguns tópicos que devem ser considerados em relação ao orçamento:
- Lista de fornecedores;
- Itens de decoração;
- Buffet;
- Estratégia de divulgação;
- Pontos de vendas de ingressos.
Com o projeto delineado, faça pesquisas comparando a relação custo-benefício de diferentes fornecedores para encontrar as melhores opções.
7. Definição de como será a divulgação
Todos os tópicos abordados em um projeto completo tornam relativamente simples definir uma estratégia de divulgação certeira. Entre as possíveis estratégias, podemos citar:
- Redes sociais;
- Divulgação em sites relacionados ao tema do evento;
- E-mail marketing;
- Elaboração e envio de press kit, isso depende do público;
- Convite por telefone ou pessoalmente.
8. Definição da avaliação de resultados
Um projeto completo de um evento deve incluir a definição de como será a avaliação de resultados. A partir dessa verificação, é possível identificar o que funcionou e o que precisa ser alterado na próxima edição. Para fazer uma avaliação satisfatória, é fundamental ter um planejamento de como ela será realizada.
Nessa análise devem ser verificados os seguintes pontos:
- Orçamento (foi mantido, ultrapassou o previsto, foi suficiente?);
- Fornecedores (foram satisfatórios, tiveram boa relação custo-benefício?);
- O cronograma foi seguido?;
- Algo saiu do controle ou não funcionou como o esperado no dia do evento?;
- Qual foi o nível de satisfação dos participantes?, entre outros pontos.
Para ter acesso às impressões dos participantes, é válido fazer pesquisas de campo durante o evento e/ou logo após ele ter sido realizado. As pesquisas podem ser realizadas por profissionais no local ou através de formulários por e-mail. Contudo, é importante não demorar muito tempo entre o evento e o envio das perguntas.
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